Software-Evaluation: So finden Sie die optimale Softwarelösung für Ihr Unternehmen
bbi unterstützt Sie bei der Software-Evaluation // Kriterien für Evaluierung festlegen // Markt analysieren // Testen // Sinnvolle Auswahl treffen
Ist Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs? Gut! Aber damit gehen auch neue Anforderungen einher. Vielleicht ist die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software unumgänglich oder Sie benötigen ein Buchhaltungsprogramm. Aber welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Diese Frage zu beantworten, kann bei der Vielzahl von Angeboten auf dem Markt zur Herausforderung werden – insbesondere, wenn das Tagesgeschäft den Großteil Ihrer Arbeitszeit beansprucht und Ihre Ressourcen begrenzt sind.
Hier kommt die Software-Evaluation ins Spiel: Egal ob Sie eine neue Dienstleistung anbieten, einen Prozess in Ihrem Unternehmen einführen oder ein weiteres Geschäftsfeld erschließen, die richtige Software kann den Unterschied zwischen reibungslosen Abläufen und ineffizienten Prozessen ausmachen.
Sehen wir uns daher an, welche Methoden der Software-Evaluierung Ihnen zur Verfügung stehen, um die richtige Software zu finden, die Ihren Unternehmenserfolg unterstützt.
Wie evaluiert man eine Software?
Die Software-Evaluation ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zu identifizieren und die bestmögliche Softwarelösung auszuwählen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Schritte – von der Festlegung von Bewertungskriterien, Marktanalyse, Testphasen bis hin zur finalen Entscheidungsfindung.
Software-Evaluation Kriterien festlegen: Worauf es bei der Auswahl ankommt
Die Auswahl der passenden Software ist für Ihren Unternehmenserfolg entscheidend. Aber wie treffen Sie die richtige Entscheidung? Zunächst gilt es, klare Bewertungskriterien festzulegen, die sicherstellen, dass die gewählte Software den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht:
Funktionalität: Die Software muss vielseitig und in der Lage sein, alle erforderlichen Funktionen und Prozesse abzudecken, um Ihre Geschäftsabläufe effizient zu unterstützen.
Benutzerfreundlichkeit: Wer hat schon Zeit für komplizierte Handbücher? Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende schnell mit der Software arbeiten können, ohne umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen.
Skalierbarkeit: Eine Software sollte mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können, ohne dass dabei größere Umstellungen oder Investitionen erforderlich sind.
Integration: Eine reibungslose Integration mit bestehenden IT-Systemen und Anwendungen ist essenziell. Das spart Zeit und verhindert manuelle Übertragungsfehler, indem sie verschiedene Systeme wie CRM, ERP und andere miteinander verbindet.
Support und Wartung: Ein zuverlässiger Support und regelmäßige Wartungsleistungen sollten im Software-Lizenz-Vertrag verankert sein, um sicherzustellen, dass die Software stets einwandfrei funktioniert.
Kosten: Die Lizenzkosten für die Software sollten im Einklang mit Ihrem Budget stehen und transparent sein, um das Risiko für Überlizenzierung zu vermeiden. Denn am Ende des Tages zählen nicht nur die Funktionen, sondern auch der Preis.
Eine professionelle Beratung durch Software- und Lizenzmanagement-Experten wie bbi kann Sie dabei unterstützen, die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen, um die relevanten Software-Evaluierungs-Kriterien zu identifizieren, die Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen abzuwägen und so das Beste aus Ihren Investitionen herauszuholen.
So geht Software-Evaluierung: Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt
Ein strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Software-Evaluation. Um diesen Prozess professionell durchzuführen, begleiten wir Sie durch jeden Schritt und stehen Ihnen mit unserer Expertise und Erfahrung zur Seite, um die richtige Softwarelösung zu identifizieren und zu implementieren:
Anforderungsanalyse: Wir beginnen damit, Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele zu verstehen. Was sind Ihre geschäftlichen Herausforderungen? Welche Funktionen und Prozesse sind Ihnen wichtig? Durch intensive Gespräche und Analysen legen wir den Grundstein für den Evaluierungsprozess
Marktanalyse: Basierend auf Ihren Anforderungen führen wir eine gründliche Marktanalyse durch. Wir recherchieren verschiedene Lösungen, vergleichen Funktionen, Software-Lizenzmodelle und Kundenbewertungen, um eine Auswahl potenzieller Kandidaten zu erstellen.
Auswahlprozess: In diesem Schritt bewerten wir die ausgewählten Softwarelösungen anhand Ihrer definierten Kriterien. Wir erstellen eine Shortlist von Produkten, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.
Testphase: Nun ist es an der Zeit, die Softwarelösungen in der Praxis zu testen. Wir setzen Prototypen oder Demoversionen ein oder nutzen Testaccounts, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Software zu überprüfen. Dabei sammeln wir Feedback und beurteilen, wie gut die Lösungen Ihren Anforderungen gerecht werden.
Entscheidungsfindung: Nach gründlicher Software-Evaluierung treffen wir gemeinsam mit Ihnen die finale Entscheidung. Wir berücksichtigen alle gesammelten Informationen, analysieren Vor- und Nachteile jeder Option und empfehlen Ihnen die Softwarelösung, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Implementierung: Bei der Implementierung unterstützen wir Sie dabei, die ausgewählte Lösung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Mittels Software-Paketierung stellen wir sicher, dass Ihre Software auf allen Geräten identisch installiert wird und keine Sicherheitslücken auftreten. Zudem bieten wir umfassende Beratung zum Software Asset Management an, um Ihre Lizenzen effizient zu verwalten und Kosten stets zu optimieren.
Der große Vorteil von bbi: Wir beraten Sie auch beim Erwerb der Software-Lizenzen und unterstützen Sie bei der Vertragsverhandlung mit den Anbietern.
Klare Ziele, kluge Entscheidungen: 4 Tipps für eine noch effizientere Software-Evaluierung
Nachdem wir nun die Vorgehensweise für die Evaluierung einer Software betrachtet haben, gibt es noch einige wertvolle Tipps, um diesen Prozess noch erfolgreicher zu gestalten. Denn oft sind es die Details, die einen erheblichen Unterschied ausmachen – das gilt auch für die optimale Software:
Definieren Sie klare Ziele und Anforderungen: Legen Sie, bevor Sie mit der Software-Evaluation beginnen, anhand einer Checkliste klare Ziele und Anforderungen für die neue Software fest. Was möchten Sie mit der Software erreichen? Welche Funktionen und Eigenschaften sind Ihnen besonders wichtig?
Beteiligen Sie alle relevanten Stakeholder: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder in den Evaluierungsprozess einbezogen werden. Auf diese Weise erhalten Sie ein umfassendes Feedback und können sicherstellen, dass die ausgewählte Software die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllt.
Holen Sie auch Feedback von Nutzern ein: Beteiligen Sie auch die zukünftigen Nutzer der Software frühzeitig im Software-Evaluierungsprozess und holen Sie ihr Feedback ein. Fragen Sie nach aktuellen Anwendungsfällen und lassen Sie Raum für eventuelle Bedenken gegenüber der neuen Software. Ihr Input ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung.
Testen Sie die Software in einer realen Umgebung: Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, testen Sie diese zum Beispiel in Form von Prototypen oder Demoversionen anhand realer Anwendungsfälle Ihres Unternehmens. Das ermöglicht es Ihnen, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Software zu überprüfen.
Herausforderung Software-Evaluation? Expertenbegleitung für Ihre Software-Auswahl
Die Auswahl der richtigen Softwarelösung mag oft wie die Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen erscheinen, doch mit einer strukturierten Vorgehensweise und der Unterstützung von Experten gestalten Sie diesen Prozess effizient und erfolgreich.
Die Experten von bbi stehen Ihnen mit langjähriger Erfahrung und umfassendem Fachwissen zur Seite, um Ihnen bei der Software-Evaluation unter die Arme zu greifen. Von der Anforderungsanalyse, über den Software-Vergleich bis zur Entscheidungsfindung unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zum perfekten Software-Fit.
Wenn Sie also vor der Herausforderung der Software-Evaluation stehen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Lassen Sie uns gemeinsam die Softwarelösung finden, die Ihr Unternehmen voranbringt!
Marco Kurmann Geschäftsführer, bbi Software AG
Autor
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