License Management: So organisieren Sie Ihre Lizenzen langfristig erfolgreich

Das License Management ist zweifelsohne eine der wichtigsten Aufgaben Ihrer IT-Abteilung. Sie sollten weder zu viele noch zu wenige Lizenzen haben: Das kann in großen Unternehmen mit vielen verschiedenen Anwendungen eine komplexe Herausforderung sein.

‍

Deshalb bieten wir von bbi Ihnen die verschiedensten Leistungen rund um das Software License Management an. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben rund um Ihre Lizenzen auf Sie zukommen. Wie unser Service Sie dabei entlastet, stellen wir Ihnen zudem praxisnah anhand des SAP License Managements vor. 

Software License Management: Definition & Aufgaben im Unternehmen

‍

‍

Mit dem Begriff License Management werden alle Aktionen bezeichnet, mit denen Sie die erworbenen Lizenzen Ihres Unternehmens verwalten. Dazu zählt nicht nur der Einkauf, sondern auch die Dokumentation, zu welchen Zwecken welche Nutzer die Lizenzen nutzen. 

‍

Das lässt sich am einfachsten anhand eines Beispiels erklären: 

‍

• Möchten Sie eine Software in Ihr Unternehmen etablieren, dann kaufen Sie dafür die entsprechenden Lizenzen ein. 
• Sie legen vorher eine konkrete Anzahl an Mitarbeitern fest, für die Sie diese benötigen. 
• Gleichzeitig halten Sie fest, welche Nutzer die Lizenzen verwenden und wofür sie diese einsetzen.

Diese Informationen werden dokumentiert und bei Bedarf aktualisiert. Es kann durchaus passieren, dass Sie im Nachhinein feststellen, dass Sie zu viele oder zu wenige Lizenzen gekauft haben. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Details der Lizenzbedingungen zu kennen, damit keine Verstöße begangen werden.

Welche Aufgaben hat das License Management?

Als Verantwortlicher für das IT License Management ist es Ihre Aufgabe, eine vertragsgerechte Nutzung der Lizenzen sicherzustellen. Dafür ist es in vielen Fällen nötig, die Anwender über die Regelungen aufzuklären.

‍

Das Software License Management umfasst somit folgende Aufgaben:

‍

• Einkauf aller benötigten Lizenzen
• Dokumentation der eingesetzten Lizenzen
• Genaue Kenntnis der Vertragsgrundlagen
• Erwerb weiterer Lizenzen
• Aufklärung der Mitarbeiter

Kosten & Co: Wieso ist das License Management so wichtig?

Das Lizenzmanagement ist eine wichtige Aufgabe, wann immer Lizenzen eingesetzt werden. Es ist aus den verschiedensten Gründen von großer Bedeutung:

‍

• Kosten sparen: Jede Lizenz kostet Geld. Deshalb sollten Sie im Rahmen des License Managements genau ausrechnen, wie viele Sie benötigen. Dadurch verhindern Sie effektiv eine Überlizenzierung. Haben Sie zu viele Lizenzen, können Sie die Anzahl reduzieren. Somit fallen nur die Kosten an, die gerechtfertigt sind und Sie setzen Ihre Ressourcen optimal ein. 
• Strafen verhindern: In vielen Unternehmen teilen sich Mitarbeiter Lizenzen und geben Zugangsdaten an ganze Abteilungen weiter. Das verstößt gegen die allermeisten Lizenzvereinbarungen. Mit einer genauen Lizenzverwaltung verhindern Sie, dass Sie im Rahmen eines Audits empfindliche Strafen zahlen müssen.
• Modern arbeiten: Mit dem License Management haben Sie einen Überblick über alle Lizenzen, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Sie erkennen somit, falls noch alte Versionen im Umlauf sind und können diese erneuern. Dadurch stehen allen Mitarbeitern die modernsten Funktionen zur Verfügung. 

‍

Sie sehen, dass eine genaue Verwaltung von Lizenzen Ihrem Unternehmen verschiedene Vorteile bietet. Gerne beraten wir Sie weitergehend und erklären Ihnen, wie bbi Sie dabei unterstützt. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen.

License Management Tool: So organisieren Sie Ihre Lizenzen effizient

‍

‍

Das License Management ist eine wichtige Aufgabe, mit der Sie Ihre Lizenzen im Idealfall effizient nutzen und die Lizenzkosten möglichst gering halten. Das ist vor allem in großen Unternehmen, die mit vielen verschiedenen Lizenzen und Lizenztypen arbeiten, eine umfangreiche Aufgabe.

‍

Wir bei bbi kennen die Herausforderungen, die damit verbunden sind, gut. Deshalb bieten wir Ihnen Dienstleistungen und Systeme an, die Sie bei Ihrem License Management unterstützen. Einige Beispiele stellen wir Ihnen nun vor. 

1. Nutzen Sie eine License Management Software

Für Unternehmen ergeben sich rund um Lizenzen die verschiedensten Fragen. Denn es ist nicht nur um die Anzahl, der benötigten Lizenzen. Es gibt auch verschiedene Lizenzarten, Nutzungsbedingungen und Laufzeiten. Als Verantwortlicher müssen Sie also die unterschiedlichsten Kennzahlen im Auge behalten.

‍

Was Ihnen dabei hilft, ist eine License Management Software. Mit dieser verwalten Sie alle vorhandenen Lizenzen übersichtlich. Sie wissen, wie viele Lizenzen es pro Software sind, welche Nutzer diese anwenden und wie lange sie noch laufen. Gleichzeitig legen Sie den Software Lizenzvertrag mit seinen individuellen Vorgaben im selben System ab und haben ihn immer parat. 

‍

Ein solches License Management Tool hat den weiteren Vorteil, dass es auch mit verschiedenen Lizenzarten und -klassen umgehen kann. Das gilt zum Beispiel für Volumenlizenzen, Standortlizenzen und Unternehmenslizenzen sowie für Vollversionen und Upgrades. 

‍

Auf dem Markt finden Sie viele solcher Software License Management Tools. Wir bei bbi arbeiten mit den verschiedensten Anbietern zusammen. Somit sind wir in der Lage, genau den richtigen Dienst für Sie zu finden. Zu unserem Portfolio zählen beispielsweise:

‍

• RayVentory
• RaySAMi
• LOGINventory

Wir kennen viele Systeme bis in das kleinste Detail. Gerne beraten wir Sie, welches Tool Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen rund um unsere IT License Management Software. 

2. Mit der Cloud License Management auslagern

Sie haben die Wahl, wo Sie Ihr License Management ausführen möchten. Sie können alle dazugehörigen Systeme und Daten auf Ihren eigenen Servern speichern. Das ist aber kein Muss: Das Cloud License Management ist heutzutage eine gute Alternative. 

‍

Sie lagern die Software damit aus und speichern Sie in einer Cloud. Daraus ergeben sich verschiedene Vorteile:

• Sie benötigen keine eigenen Server für das License Management. Somit entfallen teure Hardwarekosten und eine langwierige Einrichtung. 
• Sie können von überall aus auf die Daten in der Cloud zugreifen. Das ist vor allem im Homeoffice und bei Geschäftsreisen ein großer Vorteil.
• Die Pflege und die Wartung der Cloud liegen nicht bei Ihnen. Sie nutzen den Service, während der Anbieter sich um die technischen Hintergründe kümmert.
• Clouds sind in der Regel sehr gut gesichert. Im Zweifel sind Ihre Daten dort sicherer aufgehoben als auf Ihren firmeneigenen Servern. 
• Sie können jederzeit auf eine Cloud zugreifen. Sie ist rund um die Uhr verfügbar und wird nicht durch Wartungen Ihrer IT-Abteilung beeinflusst. 

‍

Ob Sie Ihr License Management auf Servern oder in einer Cloud speichern, ist Ihre Entscheidung. Wir beraten Sie diesbezüglich gerne und stellen Ihnen die Vor- und Nachteile beider Optionen vor.

‍

Dabei ist uns besonders wichtig, auf Ihre individuelle Situation einzugehen. Die angebotene Lösung muss zu Ihrem Unternehmen passen. Nur dann werden Sie langfristig von dieser profitieren. Wir bei bbi arbeiten mit den unterschiedlichsten Lösungen und Anbietern zusammen: Sie können sich sicher sein, dass wir das passende System für Sie finden.

3. Wenden Sie ein License Management System an

Das License Management ist eine komplexe Aufgabe – vor allem der Start kann schwerfallen. Arbeiten Sie noch nicht mit einer entsprechenden Software, gilt es zunächst, alle Lizenzen zu erfassen und einen Überblick zu erhalten.

‍

Deshalb ist es wichtig, dass Sie nach einem License Management System arbeiten. Sonst kann es schnell passieren, dass Sie durcheinandergeraten und einige Lizenzen vergessen oder doppelt erfassen. Es gibt keinen allgemeingültigen Plan, nach dem Sie vorgehen sollten. 

‍

Es kann jedoch helfen, wenn Sie sich an folgenden Punkten orientieren:

‍

• Ernennen Sie einen Verantwortlichen für das License Management. Handelt es sich dabei um Sie, dann legen Sie ggf. fest, ob weitere Personen Sie unterstützen sollen.
• Erstellen Sie einen genauen Plan aller eingekaufter Software in Ihrem Unternehmen.
• Notieren Sie, wie viele Lizenzen für welche Software gekauft wurden. Halten Sie dabei am besten auch die Art und wann sie auslaufen, fest.
• Nun beginnt der komplizierteste Teil: Erfassen Sie, wie viele Lizenzen tatsächlich im Einsatz sind. Achten Sie besonders darauf, ob sie zu wenig Lizenzen haben und ob Nutzer sich deshalb eine Lizenz teilen.
• Gleichen Sie ab, ob die Anzahl der vorhandenen Lizenzen korrekt ist. Bei Bedarf können Sie Lizenzen nachkaufen.
• Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie mit Lizenzen umzugehen ist und welche Punkte besonders wichtig sind. 

‍

Dieser Weg ist nicht für jeden Nutzer passend, aber liefert Ihnen einen ersten Anhaltspunkt, wie ein System für License Management aussehen kann. Wir empfehlen Ihnen darüber hinaus, eine Software zu nutzen. Mit dieser wird das Erfassen der Daten deutlich leichter und Sie finden alle benötigten Informationen an einem Ort.

4. Nutzen Sie „License Management as a Service“

License Management ist eine Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt und neben Ihren täglichen Arbeiten eine zusätzliche Belastung darstellt. Sie haben deshalb die Möglichkeit, „License Management as a Service“ zu nutzen. 

‍

Dabei lagern Sie diese Aufgabe an einen Experten wie bbi aus, der sich für Sie um Ihre Lizenzen kümmert. Das hat für Sie zum einen den Vorteil, dass Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt und Ihre personellen Ressourcen geschont werden. Zum anderen müssen Sie nicht in teure Fortbildungen investieren, denn License Management ist anspruchsvoll und erfordert einige Fachkenntnisse. 

‍

Beauftragen Sie einen professionellen externen Dienstleister damit, können Sie außerdem von einer guten Qualität der Arbeit ausgehen. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters auf die Qualifikation und die Erfahrung. 

5. Behalten Sie die rechtlichen Aspekte im Blick

License Compliance ist in diesem Zusammenhang ebenfalls ein wichtiges Thema. Nicht nur die Lizenzgeber selbst, sondern auch das Gesetz haben einige Regeln für das Thema Lizenzen aufgestellt. Sie stehen also vor der Aufgabe, die verschiedensten Anforderungen rechts- bzw. lizenzkonform zu erfüllen.

‍

Wir von bbi bieten Ihnen die unterschiedlichsten Leistungen rund um das License Management. Wir arbeiten seit Jahren in der Branche und wissen, worauf es dabei ankommt.

‍

Teilen Sie uns dafür gerne mit, welche Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen möchten, ob es aktuell Schwierigkeiten gibt und um viele Lizenzen es sich ungefähr handelt. Auf dieser Grundlage finden wir genau den richtigen Service für Sie. Kontaktieren Sie uns gerne für ein Erstgespräch. 

Ein Beispiel aus der Praxis: SAP Lizenzmanagement mit bbi

‍

‍

Im Rahmen des License Management kommen Sie mit den Lizenzen für die verschiedenste Software in Berührung. In vielen Unternehmen werden beispielsweise Lizenzen von SAP genutzt. Der Konzern ist einer der größten Softwareanbieter der Welt und stellt die unterschiedlichsten Lösungen für Unternehmen aller Branchen bereit.

‍

Das SAP Lizenzmanagement ist ein gutes Beispiel dafür, wie der Service von bbi Ihnen bei solch komplexen Aufgaben helfen kann. 

‍

Wo liegen die Herausforderungen beim SAP Lizenzmanagement?

SAP bietet Kunden ein breites Portfolio an Unternehmenssoftware. In vielen Unternehmen kommen gleich mehrere Produkte des Anbieters zum Einsatz und sind aus dem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken.

‍

Daraus ergibt sich die Schwierigkeit, den Überblick über die Lizenzen zu behalten. Vor allem in großen Unternehmen ist dies problematisch: Je mehr Lizenzen vorhanden sind, umso größer ist die Gefahr, dass sie falsch kalkuliert wurden.

‍

Das führt folglich dazu, dass Sie zu viele oder zu wenige Lizenzen erwerben. Beide Szenarien sind problematisch und sollten vermieden werden. Das gilt vor allem für die Unterlizenzierung, denn SAP führt bei vielen Kunden Audits durch und würde dabei einen Verstoß feststellen. Bevor Sie eine hohe Strafe zahlen, sollten Sie ausreichend Lizenzen kaufen und die korrekten SAP Lizenzkosten zahlen. 

‍

Bei dem Lizenzmanagement von SAP kommt ein weiterer Faktor hinzu: Die Lizenzen können aus dem Direktvertrieb, aus einem Systemhaus oder von einem Drittanbieter stammen. Dabei wird mit verschiedenen Lizenzarten gearbeitet. SAP führt außerdem regelmäßig neue Produkte ein, sodass ein Erwerb neuer Software durchaus denkbar ist.

‍

Sie sehen sich also mit den verschiedensten Aspekten konfrontiert, die Sie in Bezug auf die SAP-Lizenzen berücksichtigen müssen.

Wie hilft bbi Ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen?

Das License Management für SAP ist eine umfassende Aufgabe, bei der bbi Sie unterstützt. Haben Sie nicht die personellen oder zeitlichen Ressourcen, sich alleine mit dem Thema Lizenzen zu befassen, sind wir der erfahrene Experte an Ihrer Seite.

‍

Wir übernehmen beispielsweise folgende Aufgaben:

‍

• Identifizierung von Diskrepanzen: Im Rahmen unserer ersten Analyse schauen wir genau hin, ob es Diskrepanzen bei den Lizenzen der einzelnen Nutzer gibt. Dabei würden wir beispielsweise feststellen, falls Nutzer sich eine Lizenz teilen. Sie können diese dann darauf aufmerksam machen und Probleme bei Audits verhindern, bevor sie entstehen.
• Prüfung der Lizenzanzahl: Wir erstellen eine Übersicht, wie viele Lizenzen Ihr Unternehmen hat und ob diese mit den aktiven Nutzern übereinstimmt. Sind es zu viele oder zu wenige, dann ergreifen wir Maßnahmen und verhindert damit Strafen und zu hohe Kosten durch zu viele Lizenzen.
• Ermittlung von inaktiven Nutzern: Scheiden Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, werden die Lizenzen daraufhin häufig inaktiv. Das heißt, dass sie von niemandem mehr genutzt werden, obwohl Sie diese bezahlt haben. Mit unserer Hilfe werden die Lizenzen neu vergeben und haben wieder einen Nutzen. 
• Sichtung der Verträge: Haben Sie sich bislang nicht mit dem License Management befasst, dann fehlt Ihnen vermutlich der Überblick über Ihre Verträge. Wir sichten diese für Sie und machen Sie auf wichtige Aspekte aufmerksam. Gleichzeitig prüfen wir in diesem Zusammenhang, ob die Lizenzbedingungen von Ihnen eingehalten werden.
• Unterstützung bei Verhandlungen: Ist die Vertragsdauer herum, geht es an das Verhandeln neuer Konditionen. Dabei gibt es durchaus Spielraum, den Sie nutzen sollten. Wir unterstützen Sie bei den Gesprächen mit dem SAP-Lizenzgeber und holen die besten Bedingungen für Sie heraus. 
• Beratung bei Audits: Steht Ihnen ein Audit bevor, dann stehen wir ebenfalls an Ihrer Seite. Mit dem License Management sind Sie bestens darauf vorbereitet und sollten bei einer Überprüfung keine Probleme erwarten. Bei Unsicherheiten beraten wir Sie und fungieren als erfahrener Partner. 

‍

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie ein SAP License Management Tool

Nutzen Sie die Lizenzen von SAP langfristig, dann sollten Sie auch Ihr License Management dementsprechend weitsichtig denken. Um dauerhaft einen Überblick über alle Lizenzen zu erhalten, empfehlen wir Ihnen die Einführung eines SAP License Management Tools. 

‍

Wir bieten Ihnen dieses nicht nur an, sondern übernehmen auch gerne die Einrichtung für Sie. Mit dem Tool erstellen Sie zunächst eine Übersicht über alle SAP Lizenzen, die Lizenzart und die Laufzeit. 

‍

Sind sie Daten einmal erfasst, ist es ein Leichtes, sie aktuell zu halten. Alle Änderungen werden mit nur wenigen Klicks vorgenommen und sind sofort verfügbar. Das erleichtert es Ihnen ungemein, Ihre SAP Lizenzen im Blick zu behalten. Sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns, Ihnen das passende Tool für Ihr Unternehmen genauer vorzustellen.

Erfolgreich mit bbi: Software License Management Tool & professionelle Beratung

‍

‍

License Management ist ein Thema, das in vielen IT-Abteilungen vernachlässigt wird. Es gibt viele Lizenzen und niemand weiß so wirklich, welcher Mitarbeiter diese nutzt. Sie sollten diese Aufgabe unbedingt ernst nehmen, denn bei einem Audit können Ihnen empfindliche Strafen drohen.

‍

Wir von bbi helfen Ihnen dabei, dies zu verhindern. Dafür bieten wir Ihnen einerseits verschiedene Leistungen rund um das License Management an. Wir erfassen Ihre Lizenzen, schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit diesen und prüfen Ihre Verträge.

‍

Andererseits bieten wir Ihnen auch professionelle Tools an, denn Software License Management mit einer Software ist wesentlich leichter als die händische Organisation. Wir arbeiten diesbezüglich mit den verschiedensten Anbietern zusammen und können Ihnen somit genau die passende Lösung für Ihr Unternehmen anbieten. 

‍

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

‍