7.2.2025
.svg)
.svg)
.svg)
In fast jedem Unternehmen kommt heutzutage lizenzpflichtige Software zum Einsatz. Doch haben Sie sich jemals mit den Lizenzmodellen Ihrer Software auseinandergesetzt? Sind Sie sicher, dass Sie genauso viele Lizenzen gekauft haben, wie Sie benötigen? Fest steht: Die Lizenzierung von Software ist komplex.
Unserer Erfahrung nach stehen in den meisten Unternehmen eine Überlizenzierung oder eine Unterlizenzierung auf der Tagesordnung. Ob Sie sich des Problems bewusst sind oder nicht – in jedem Fall bringt ein fehlerhaftes Management Ihrer Lizenzen negative Konsequenzen mit sich.
Während eine Überlizenzierung nur unnötige Kosten verursacht, führt eine Unterlizenzierung bei einer Überprüfung durch den Software-Hersteller oft zu hohen Strafen. Wir erklären Ihnen in diesem Ratgeber, wie Sie eine Über- oder Unterlizenzierung in Ihrem Unternehmen verhindern und wie bbi Sie bei der Optimierung Ihrer Lizenzen unterstützt.
Die Software und Programme, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen, sind in der Regel urheberrechtlich geschützt. Um sie legal nutzen zu können, benötigen Sie Software-Lizenzen, die festlegen, unter welchen Bedingungen Sie diese verwenden dürfen. Eine Softwarelizenz definiert beispielsweise:
Die genauen Konditionen der Softwarelizenz sind in einem Software-Lizenzvertrag festgehalten. Um den individuellen Ansprüchen und Voraussetzungen von Unternehmen gerecht zu werden, bieten viele Hersteller ihre Software unter verschiedenen Lizenzierungsmodellen an. So haben Sie die Möglichkeit, das optimale Lizenzmanagement für Ihr Unternehmen aufzustellen.
Produkte des Software-Marktführers Microsoft werden in fast jedem Unternehmen verwendet. Besonders häufig kommen das Betriebssystem Microsoft Windows sowie MS-Office-Programme zum Einsatz. Selbstverständlich dürfen Sie auch diese Programme nur mit einer Softwarelizenz nutzen, für die Microsoft Ihnen verschiedene Software-Lizenzmodelle zur Auswahl stellt:
Die Lizenzpakete unterscheiden sich unter anderem im Umfang der enthaltenen Software, den Serviceleistungen und den Lizenzkosten. Ausserdem kalkuliert Microsoft die Kosten nach individuellen Nutzern.
Ab einer gewissen Menge an Lizenzen ist es sinnvoll, dass Sie einen Vertrag mit Microsoft über einen Lizenzplan abschliessen und dann einen Staffelpreis erhalten. Können Sie zudem die vorab erworbenen Lizenzen nachweisen, zahlen Sie dafür nur noch eine ergänzende Software-Assurance.
Es ist also wichtig, dass Sie beim Einkauf der Software die Konditionen genau prüfen, um das optimale Paket mit der passenden Nutzeranzahl für Ihr Unternehmen zu erwerben – so können Sie eine Unter- und Überlizenzierung effizient vermeiden.
Bei einer Überlizenzierung haben Sie mehr oder umfangreichere Softwarelizenzen gekauft, als Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Das kann einerseits Nutzerlizenzen betreffen – vor allem bei Fusionen oder Teilverkäufen von Unternehmen. Im Server-Umfeld ist sie jedoch von viel grösserer Bedeutung.
Im Server-Umfeld können durch einen Server-Austausch massive Lizenzkosten anfallen, wenn z. B.:
Wir empfehlen Ihnen daher, bei Änderungen Ihrer IT-Infrastruktur im Hinblick auf Windows-Server oder SQL-Server einen Experten hinzuzuziehen, um Ihre Lizenzverwaltung zu optimieren und Zusatzkosten zu vermeiden.
Genau wie Microsoft gehört auch SAP zu den Marktführern im Bereich Unternehmenssoftware. Zu den Stärken des Konzerns gehören die vielfältigen Produkte, die dank ihres modularen Aufbaus eine umfangreiche Individualisierung für viele Branchen und Einsatzzwecke ermöglichen – von der Personal-, über die Finanz- bis zur Vertriebsabteilung.
Der hohe Individualisierungsgrad führt jedoch auch dazu, dass die Lizenzierung der Produkte hochkomplex und für viele Unternehmen unübersichtlich wird. Dabei kann es aus verschiedenen Gründen schnell zu einer Überlizenzierung kommen:
Kaufen Sie mehr Lizenzen als notwendig, zahlen Sie auch mehr als notwendig. Daher ist ein effizientes Lizenzmanagement wichtig, um Mehrkosten durch eine Überlizenzierung zu vermeiden.
Bei einer Unterlizenzierung haben Sie zu wenige oder zu limitierte Softwarelizenzen gekauft. Das geschieht zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeiter ein Programm mit dem Account eines Kollegen nutzt, obwohl er dafür eine individuelle Lizenz benötigen würde. Da Software dem Urheberrecht unterliegt, begehen Sie damit rechtlich gesehen eine Straftat.
Oracle bietet komplexe Software-Pakete für Unternehmen an, vor allem im Bereich Datenbanksysteme. Oracle-Programme können Sie mit verschiedenen Lizenztypen erworben werden:
Verwenden Sie Oracle-Produkte mit einer „Named User Plus Lizenz“ besteht die Gefahr einer Unterlizenzierung, wenn z.B. Mitarbeiter ohne Lizenz mit dem Programm arbeiten oder nicht erfasste Geräte angeschlossen sind. Vielleicht fällt Ihnen die Unterlizenzierung nicht direkt auf. Oracle prüft jedoch über Audits, ob die eigene Software lizenzgerecht eingesetzt wird.
Oracle hat dafür eine eigene Abteilung mit dem Namen „License Management Services“. Die Folgen eines solchen Audits für Ihr Unternehmen können unter anderem Gebühren für die nachträgliche Lizenzierung der genutzten Software und hohe Strafzahlungen sein.
Sowohl Über-, als auch Unterlizenzierung können negative Konsequenzen für Ihr Unternehmen mit sich bringen – unter anderem hohe Kosten. Mit einem effizienten License-Management durch einen Partner wie bbi können Sie diese Gefahren jedoch vermeiden:
Wie Sie sehen, sind die Folgen einer Unterlizenzierung weitaus drastischer als die Folgen einer Überlizenzierung, da neben hohen Kosten auch strafrechtliche Konsequenzen drohen. Nutzen Sie nicht lizenzierte Software, begehen Sie einen Verstoss gegen das Urheberrecht, welches vom Softwareanbieter weiter verfolgt werden kann. Umso wichtiger ist es, dass Sie Unter- und Überlizenzierung von Anfang an vermeiden.
Bei der Lizenzierung von Software für Ihr Unternehmen lauern viele Fallstricke. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihr Lizenzmanagement strukturiert anzugehen. Wichtig ist, dass Sie stets den Überblick über Ihre Programme, Mitarbeiter und die vorhandenen Lizenzen behalten.
Da eine detaillierte Lizenzverwaltung im Geschäftsalltag für viele Unternehmen eine kaum zu bewältigende Herausforderung ist, unterstützt Sie bbi dabei, Ihre Softwarelizenzen im Blick zu behalten und effizient zu managen:
Weiterhin besteht die Möglichkeit, in Ihrem Unternehmen eine Lizenzverwaltungssoftware zu etablieren, mit der Sie stets den Überblick über Ihre Lizenzen behalten. Wir beraten Sie gerne dazu, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und bieten auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch über Ihre Lizenzverwaltung.
Der fehlende Überblick über die Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen zieht in jedem Fall negative Konsequenzen nach sich. Während Sie im Falle einer Überlizenzierung nur höhere Ausgaben als notwendig in Kauf nehmen, drohen bei einer Unterlizenzierung weitreichendere Folgen. Unabhängig von den Kosten für die Nachlizenzierung können Sie zu Strafzahlungen verpflichtet werden oder es drohen Ihnen rechtliche Konsequenzen.
Die einfache Lösung für Unsicherheit bei der Lizenzierung ist ein strukturiertes Lizenzmanagement. Fehlen Ihnen die Ressourcen, um die Verwaltung Ihrer Softwarelizenzen selbst in die Hand zu nehmen, unterstützt Sie bbi. Wir helfen Ihnen, die negativen Folgen einer Über- oder Unterlizenzierung zu vermeiden. Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung!
.svg)
