Lizenzoptimierung: Nutzung prüfen, Kosten senken & Potenziale ausschöpfen

Sind Sie auch schon einmal ausgiebig shoppen gegangen, nur um dann zu Hause festzustellen, dass Sie eigentlich viel zu viel gekauft haben? Ähnlich verhält es sich mit Softwarelizenzen in vielen Unternehmen. 

Firmen kaufen großzügig ein, nutzen aber nur einen Bruchteil der Lizenzen wirklich aus. Das Ergebnis? Versteckte Zusatzkosten, die sich über die Zeit summieren und die Bilanz belasten. Doch es gibt eine Lösung, um diese unnötigen Ausgaben zu vermeiden: Lizenzoptimierung. 

Durch eine gezielte Überprüfung und Anpassung Ihrer Software-Lizenzverträge können Sie sicherstellen, dass Sie nur für das zahlen, was Sie tatsächlich nutzen – und damit Ihre IT-Kosten erheblich senken. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile Sie aus einer Lizenzoptimierung ziehen und wie Sie diesen Optimierungsprozess einfach und effizient gestalten.

Die richtigen Fragen zur Lizenzoptimierung: Sind Sie optimal aufgestellt?

Bevor wir tiefer in die Lizenzoptimierung von SAP, Microsoft Office 365 und Co eintauchen, sollten Sie sich einige grundlegende Fragen rund um Ihre Softwarelizenzen stellen. Diese Fragen helfen Ihnen zu erkennen, ob Ihre aktuelle Lizenzstrategie effizient ist oder ob Optimierungsbedarf besteht:

Nutzung & Bedarf

• Nutzen wir wirklich alle Softwarelizenzen, die wir bezahlen?

• Wie viele verschiedene Lizenzen haben wir überhaupt im Einsatz?

Lizenzverwaltung

• Wissen wir genau, welche Lizenzen wir für welche Anwendungen benötigen?

• Wie häufig überprüfen wir unsere Lizenznutzung und Lizenzmetriken und passen sie an veränderte Anforderungen an?

• Haben wir die Compliance mit unseren Lizenzverträgen im Blick?

Kosten und Effizienz

• Wie viel geben wir monatlich oder jährlich für Softwarelizenzen aus, und sind diese Ausgaben gerechtfertigt?

• Sind unsere aktuellen Lizenzkosten im Verhältnis zum Nutzen der Software gerechtfertigt?

• Haben wir die Möglichkeit, durch den Wechsel zu anderen Lizenzmodellen oder Anbietern Kosten zu senken?

Wenn Sie bei diesen Fragen ins Grübeln kommen, ist es höchste Zeit, über eine Lizenzoptimierung nachzudenken. Eine gründliche Überprüfung Ihrer Lizenzsituation kann Ihnen helfen, unnötige Ausgaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie auch wirklich nutzen.

Strategische Vorteile: So profitieren Ihre IT-Infrastruktur & Ihr Budget

Lizenzoptimierung ist nicht nur eine Möglichkeit, Lizenzkosten zu senken, sondern ein strategischer Ansatz, um Ihre gesamte IT-Infrastruktur effizient und zukunftssicher zu gestalten. Hier sind die wesentlichen Vorteile im Detail:

• Kosten senken: Durch das Aufspüren und Eliminieren von Überlizenzierungen und ungenutzten Lizenzen können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Wer möchte nicht Geld sparen, das anderweitig besser investiert werden kann?

• Compliance sicherstellen: Niemand will in die unangenehme Situation geraten, eine Lizenzprüfung nicht zu bestehen und hohe Strafen zahlen zu müssen. Durch eine gezielte Lizenzoptimierung können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Lizenzen ordnungsgemäß genutzt werden.

• Effizienz steigern: Mit optimierten Lizenzen arbeiten Sie nicht nur kosteneffizienter, sondern auch produktiver. Im Zuge der Konsolidierung Ihrer Lizenzen müssen sich Ihre IT-Mitarbeiter nicht mit einer Vielzahl von Lösungen auseinandersetzen, sondern können gezielt auf eine zentrale Software geschult werden. Das reduziert die Zeit für Verwaltungsaufgaben erheblich. 

• Planungssicherheit gewinnen: Durch die Optimierung und fortlaufende Überwachung Ihrer Lizenzen wissen Sie genau, welche IT-Kosten auf Sie zukommen und können diese besser budgetieren. Das verbessert die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens und minimiert unerwartete Ausgaben.

• Flexibilität erhöhen: Veränderungen in Ihrem Unternehmen erfordern oft auch Änderungen in der IT-Infrastruktur. Mit einer flexiblen Lizenzstrategie können Sie schnell auf neue Anforderungen reagieren, sei es durch das Hinzufügen neuer Benutzer oder das Anpassen von Softwarelizenzen an geänderte Geschäftsprozesse.

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Von Bestandsaufnahme bis Monitoring: Der Ablauf der Lizenzoptimierung Schritt für Schritt

Eine effektive Lizenzoptimierung – sei es eine Adobe-, SAP-, Oracle- oder Microsoft-Lizenzoptimierung – erfolgt in mehreren strukturierten Schritten. Hier erfahren Sie, wie ein Lizenzprofi wie bbi dabei vorgeht und Ihnen helfen kann, Ihre Lizenzlandschaft zu optimieren:

1. Bestandsaufnahme: Zuerst erfassen wir alle vorhandenen Softwarelizenzen und deren Nutzung. Es ist, als würden wir eine Inventur in Ihrem digitalen Lagerhaus durchführen.
2. Analyse: Wir untersuchen die Nutzungsmuster und identifizieren Über- oder Unterlizenzierung. Hierbei entdecken wir oft „digitale Staubfänger“ – Lizenzen, die nie oder nur selten genutzt werden.
3. Optimierungsvorschläge: Anhand der Analyse entwickeln wir passende Vorschläge zur Optimierung der Lizenznutzung. Das könnte bedeuten, dass wir Ihnen vorschlagen, bestimmte Lizenzen abzustoßen oder zusätzliche Lizenzen dort zu kaufen, wo sie wirklich gebraucht werden.
4. Umsetzung: Jetzt wird es ernst – wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der Strategie. Dazu gehören die Konsolidierung von Lizenzen, die Umstellung auf kosteneffizientere Lizenzmodelle und Verhandlungen mit Softwareanbietern.
5. Monitoring: Nach der Implementierung überwachen wir kontinuierlich Ihre Lizenznutzung und passen die Strategie bei Bedarf an veränderte Geschäftsanforderungen oder Marktbedingungen an.
6. Enduser-Einbindung: Wir integrieren Ihre Mitarbeiter in den Prozess, um sicherzustellen, dass die neuen Lizenzen effektiv genutzt werden. Durch Schulungen und Support sorgen wir dafür, dass die Enduser die neuen Tools annehmen und deren Potenzial vollständig ausschöpfen.

Lizenzoptimierung mit Experten: Mit den Services von bbi Softwarelizenzen im Griff

Wir unterstützen Sie nicht nur dabei, Ihre Softwarelizenzen optimal zu nutzen, sondern bietet auch eine Vielzahl von Services, um den gesamten Lizenzmanagementprozess zu optimieren. Unsere Expertise erstreckt sich über verschiedene Hersteller, unter anderem Oracle, Microsoft, Adobe und SAP, sodass wir passgenaue Lösungen für Ihre spezifischen Bedürfnisse bieten können.

• Lizenzberatung: Unsere Experten beraten Sie umfassend zur optimalen Lizenzierung für verschiedene Softwareprodukte. Egal ob es um Oracle Lizenzen, SAP Lizenzen oder Microsoft Licensing geht – gemeinsam entwickeln wir eine langfristige Lizenzstrategie, die Ihre Geschäftsziele unterstützt und Kosten minimiert.

• Lizenzen managen: Wir übernehmen das fortlaufende Lizenzmanagement Ihrer Softwarelizenzen. Dadurch stellen wir sicher, dass Sie stets compliant sind und keine bösen Überraschungen bei Audits erleben.

• Tools: Mit spezialisierten Tools bieten wir Ihnen die technische Unterstützung, um Ihre Lizenzdaten zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren. Durch diese Automatisierung vereinfachen wir die Verwaltung Ihrer Lizenzen und reduzieren den manuellen Aufwand.

• Trainings: Wissen ist Macht! Unsere Schulungen helfen Ihren Mitarbeitern, die Softwarelizenzen effektiv zu nutzen und zu verwalten. Dadurch bleibt Ihr Team stets auf dem neuesten Stand der Lizenzbestimmungen und -technologien. 

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Nutzen Sie eine professionelle Lizenzoptimierung als Chance für Ihr Unternehmen

Lizenzoptimierung ist nicht nur ein notwendiges Übel, sondern eine echte Chance für Ihr Unternehmen, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Mit der richtigen Herangehensweise und der Unterstützung durch erfahrene Partner wie bbi können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihren Softwarelizenzen herausholen.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Lizenzlandschaft auf Vordermann bringen. Besuchen Sie unsere Webseite für mehr Informationen zu unseren Services rund um die Lizenzberatung oder kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Lizenzoptimierung zu starten und die Weichen für eine kosteneffiziente und Compliance-konforme Zukunft zu stellen.

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