Software-Lizenzvertrag: Lizenzverträge verstehen & IT-Kosten senken

In jedem Unternehmen kommt Software zum Einsatz, auch Sie nutzen sicher eine große Bandbreite an Programmen in Ihrem Geschäftsalltag. Der überwiegende Teil dieser Software ist urheberrechtlich geschützt. Das bedeutet, dass Sie für die rechtmäßige Nutzung eine Lizenz erwerben müssen, deren Details in einem Software-Lizenzvertrag geregelt sind.

Viele Lizenzverträge sind allerdings alles andere als leicht verständlich. Häufig handelt es sich um sehr lange Texte, in denen detailliert geregelt ist, wie genau Sie die Software in Ihrem Unternehmen nutzen dürfen und wann ein Lizenzverstoß vorliegt. Eine strukturierte Lizenzverwaltung ist daher unerlässlich.

Wir sind Experten für Software-Lizenzverträge und helfen Ihnen mit diesem Ratgeber dabei, Ihre bestehenden Verträge besser zu verstehen und Ihre Software-Lizenzen zu optimieren, um Vertragsstrafen zu vermeiden.

Was ist eine Lizenz?

Eine Lizenz räumt Ihnen das Recht dazu ein, rechtlich geschütztes, fremdes Eigentum unter bestimmten Bedingungen verwenden zu dürfen. Eine Software-Lizenz ist eine Vereinbarung, welche die Nutzung einer urheberrechtlich geschützten Software erlaubt. Sie wird durch den Lizenzgeber, häufig der Software-Hersteller, verliehen und ist Grundlage für die legale Nutzung des Programms.

Welche Rolle spielen Software-Lizenzen im Unternehmen?

Software-Lizenzen begegnen Ihnen im Unternehmensalltag häufiger, als es zunächst den Anschein hat. Bei jeder Neuinstallation eines geschützten Programms ist es notwendig, den Bedingungen des Software-Herstellers zuzustimmen, um eine Lizenz für das Programm zu enthalten.

Auch bei einem Software-Update kann eine Zustimmung erneut notwendig sein. Dies geschieht über die Zustimmung zum Lizenzvertrag. Meist müssen Sie dafür im Installationsprozess eine Checkbox anklicken.

Was ist ein Lizenzvertrag?

Ein Lizenzvertrag ist ein Vertrag, in welchem die Nutzungsrechte einer rechtlich geschützten Sache festgelegt sind. Ein Software-Lizenzvertrag bzw. Softwareüberlassungsvertrag ist ein Schriftstück, welches die Regeln für die Nutzung einer Software darlegt. Er definiert beispielsweise, wie viele User auf wie vielen Geräten ein Programm verwenden dürfen.

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Warum ist so wichtig, den Softwareüberlassungsvertrag zu verstehen?

Ein Software-Lizenzvertrag ist wichtig, denn er legt genau fest, wie ein Programm genutzt werden darf, zum Beispiel, wie viele User die Software gleichzeitig verwenden können.

Durch ein fehlendes Verständnis des Software-Lizenzvertrages können folgende Probleme auftreten:

• Sie verstehen die Nutzungsbedingungen falsch und nutzen die Software auf eine unzulässige Weise

• Sie nutzen die Software auf eine Weise genutzt, die durch die bestehenden Lizenzrechte nicht abgedeckt ist, was unwissentlich zu einer Unterlizenzierung führt

• Sie haben zu umfangreiche und damit zu teure Lizenzen für die Software erworben, was unwissentlich zu einer Überlizenzierung führt

Software-Lizenzverträge sind juristische Dokumente und damit häufig sehr lang und schwer verständlich. Unsere Experten unterstützen Sie gerne dabei, Ihre bestehenden Lizenzverträge zu analysieren.

Was ist ein Lizenznehmer?

Ein Lizenznehmer erhält durch den Lizenzbesitzer (auch Lizenzgeber genannt) das Recht, den Lizenzgegenstand auf eine im Lizenzvertrag festgelegte Weise zu nutzen. Ein Software-Lizenznehmer ist eine natürliche oder juristische Person, der die Nutzungsrechte an einer Software übertragen werden. Ein Beispiel für einen Lizenznehmer ist ein Unternehmen.

Was müssen Unternehmen als Lizenznehmer beachten?

Wenn Sie urheberrechtlich geschützte Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, dann sind Sie oder Ihr Unternehmen der Lizenznehmer und damit Vertragspartner des Lizenzgebers. Aus diesem Vertragsverhältnis ergeben sich Rechte und Pflichten, die wie schon gesagt im Softwareüberlassungsvertrag geregelt sind.

Der Software-Lizenzvertrag kann unter anderem folgende Punkte regeln:

• Datum, bis zu dem die Software genutzt werden darf

• Anzahl an zulässigen Nutzern

• Anzahl an Geräten, auf denen das Programm verwendet werden kann

• Frequenz der Durchführung von Audits durch den Hersteller

• Gerichtsbarkeit & geografische Beschränkungen der Nutzung 

Lizenzvertrag: Software mit unterschiedlichen Arten von Lizenzverträgen einsetzen

Software-Lizenzmodelle können unterschiedlich ausgestaltet sein. Ein Lizenzgeber bzw. Software-Hersteller versucht dabei, seine Lizenzen so zu gestalten, dass er den Profit aus seinen Produkten optimiert. Als Lizenznehmer versuchen Sie hingegen, möglichst kostengünstig die benötigten Lizenzen zu beziehen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung häufig genutzter Software-Lizenzmodelle.

Zeitliche Begrenzung der Lizenz: Unbefristete Lizenzierung & Abo-Lizenzierung

Ein Software-Lizenzvertrag für Software kann unter anderem eine unbefristete Lizenzierung oder eine Abo-Lizenzierung gewähren:

• Bei einer Abo-Lizenzierung ist eine wiederkehrende Zahlung notwendig, um eine gültige Software-Lizenz zu besitzen. Ein Programm mit einer Abo-Lizenz gewährt dem Lizenznehmer daher immer nur zeitlich befristete Nutzungsrechte.

• Die unbefristete Lizenzierung wird auch als Perpetual-Lizenz oder „Standard Software-Lizenzvertrag“ bezeichnet. Hier erwerben Sie als Lizenznehmer einmalig eine Software-Lizenz und behalten diese ohne zeitliche Begrenzung oder sonstige Einschränkungen. Die unbefristete Lizenzierung wird in letzter Zeit immer mehr von einer Abo-Lizenzierung verdrängt.

Achtung: Die Bedingungen für Perpetual-Lizenzen werden in der Regel jährlich aktualisiert und müssen dementsprechend neu akzeptiert werden. Wir stellen immer wieder fest, dass Unternehmen bei der Annahme neuer Nutzungsbedingungen übersehen, dass z. B. das Audit-Recht aktualisiert wurde oder der Hersteller die Perpetual-Lizenz in ein Abo-Modell umgewandelt hat.

Begrenzung der Nutzer-Anzahl: Named-Lizenzen & Concurrent-User-Lizenzen

Eine weitere Unterscheidung bei einem Softwarelizenzvertrag gibt es zwischen Concurrent-User-Lizenzen und Named-Lizenzen:

• Named-Lizenzen zeichnen sich dadurch aus, dass Sie einer festgelegten Gruppe an Usern die Nutzung einer Software gewähren. Ein Zugriff auf die Software durch diese User ist zu jedem Zeitpunkt möglich. Diese Lizenz wird auch als Einzellizenz oder Benutzerlizenz bezeichnet.

• Eine Concurrent-Lizenz ermöglicht hingegen die Nutzung der Software durch eine Gruppe an Usern. Häufig ist diese Lizenz so ausgestaltet, dass eine bestimmte Anzahl an Usern die Software gleichzeitig nutzen dürfen. Dabei ist es egal, um wen es sich im Einzelfall handelt. 

Besitzt ein Unternehmen beispielsweise zwei Concurrent-Lizenzen für eine Software und sind bereits zwei Mitarbeiter eingeloggt, wird dem nächsten Mitarbeiter der Zugriff auf das Programm verweigert.

Weitere Lizenzen: Nutzungsrechte & einzelne Software-Module

Weitere häufig genutzte Lizenzen für Software sind das proprietäre Lizenzmodell, die Feature-Lizenz und die Open-Source-Lizenz:

• Proprietäre Lizenzen sind die aktuell meistgenutzten Lizenztypen für Software. Bei dieser Lizenz bleibt der Lizenzgeber zu jeder Zeit Eigentümer der Software. Der Lizenznehmer erwirbt lediglich das Recht, die Software zu nutzen.

• Bei einer Feature-Lizenz werden die Nutzungsrechte an einem Programm für bestimmte Features der Software gewährt. Ein Lizenznehmer zahlt also nur für die Module, die er tatsächlich benötigt.

• Auch wenn Open-Source-Lizenz sich nach absoluter Freiheit anhört, dürfen Unternehmen damit nicht einfach machen, was sie wollen. Sie müssen z. B. aktiv an der Erweiterung der Software mitarbeiten oder den Hersteller namentlich nennen.

Individuelle Modelle: Verschiedene Lizenzen für die gleiche Software

In einigen Fällen werden für das gleiche Programm unterschiedliche Lizenzen angeboten. Dann lohnt sich ein detaillierter Vergleich der verschiedenen Optionen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse verschiedener Software-Lizenzen, um so das beste Angebot für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Optimieren Sie Ihre Software-Lizenzen: Die Leistungen von bbi im Überblick

Jeder Software-Hersteller nutzt unterschiedliche Lizenzverträge, die oft schwer verständlich sind. Das macht es schwierig, das passende Modell für Ihr Unternehmen auszuwählen. Aber keine Sorge: Wir kennen uns mit Lizenzverträgen aus und unsere Experten stellen sicher, dass Sie alle Details eines neuen Software-Lizenzvertrags verstehen und das optimale Modell für Ihre Bedürfnisse wählen, bevor Sie unterschreiben.

Bei Bedarf verhandeln wir den Software-Lizenzvertrag auch direkt mit dem Hersteller bzw. wohnen den Verhandlungen mit Microsoft, Oracle, SAP und Adobe bei, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Aber auch bei kleineren Software-Anbietern ist es wichtig, die Lizenzbedingungen genau zu analysieren und durch Verhandlungen zu optimieren.

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Wir unterstützen Sie auch gerne dabei, Ihre bestehenden Verträge zu durchleuchten und bei Bedarf anzupassen. So können Sie Lizenzverstöße, zum Beispiel durch eine mögliche Unterlizenzierung oder unnötige Lizenzkosten durch Überlizenzierung vermeiden.

Mit uns an Ihrer Seite können Sie sicher sein, stets den Überblick zu behalten. Im Zuge dieser Verhandlungen erstellen wir für Sie, wenn nötig, auch individuelle Lizenzverträge zur optimalen Nutzung Ihrer Lizenzen. 

Optimieren & Kosten sparen: Verstehen Sie Ihren Software-Lizenzvertrag?

In jedem Unternehmen kommen verschiedene Programme zum Einsatz, die urheberrechtlich geschützt sind. Als Lizenznehmer erwerben Sie vom Lizenzgeber, meist dem Software-Hersteller, die Erlaubnis, die betreffende Software nutzen zu dürfen. Die genauen Regeln dazu werden im Softwarelizenzvertrag festgelegt.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, die häufig komplexen Lizenzverträge zu verstehen und bei Bedarf zu optimieren. So vermeiden Sie mögliche Lizenzverstöße und sparen unnötige Kosten durch eine unwissentliche Unter- oder Überlizenzierung.

Buchen Sie gerne ein kostenloses Beratungsgespräch, in dem wir Sie ausführlich darüber informieren, wie Sie Ihre Lizenzen optimieren.

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