Lizenzverwaltung: Richtig lizenzieren und Strafen verhindern

Wissen Sie, wie viele unterschiedliche Programme in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind und wie viele Lizenzen Sie dafür haben? Können Sie hier aus dem Stand konkrete Zahlen liefern, dann brauchen Sie sich um Ihre Lizenzverwaltung keine Sorgen machen.

Haben Sie dieses Thema allerdings schleifen lassen und wissen gar nicht so recht, welche Software überhaupt eingesetzt wird und ob dafür ausreichend Lizenzen vorhanden sind, dann gibt es Nachholbedarf. Für Sie als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre Software Lizenzen haben.

Das schützt Sie vor Problemen im Rahmen eines Audits und ermöglicht Ihnen ausserdem eine effiziente Nutzung. Wir von bbi unterstützen Sie bei Ihrem Software Lizenzmanagement. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick, beraten Sie bei möglichen Optimierungen und verhindern effektiv, dass Strafen auf Sie zukommen.

 

Software Lizenzverwaltung: Was ist das?

Die Lizenzverwaltung ist eine breit gefächerte Aufgabe. Das Ziel dabei ist es, einen Überblick über alle vorhandenen Lizenzen zu erhalten. Auf dieser Grundlage werten Sie dann aus, ob die Anzahl an vorhandenen Lizenzen ideal für Sie ist und ob es Optimierungsbedarf gibt.

Was in der Theorie erst mal gar nicht so kompliziert klingt, führt in der Umsetzung häufig zu Problemen. Die Lizenzverwaltung ist nämlich eine komplexe Aufgabe: Selbst in kleineren Unternehmen kommen verschiedene Programme zum Einsatz, die allesamt Lizenzen benötigen.

Einen Überblick zu erlangen, ist meist schon die erste Hürde. Aus allen Geschäftsbereichen müssen lückenlos alle Programme erfasst werden. Anschliessend benötigen Sie noch Angaben über die vorhandenen Lizenzen und am besten auch direkt über die Vertragsbedingungen.

Mit der Lizenzverwaltung zu starten, erfordert somit einiges an Zeit und auch an Know-How. Lizenzvereinbarungen sind komplex und nicht gerade leicht geschrieben. Wer noch nie mit Lizenzen zu tun hatte, stösst hier schnell an seine Grenzen.

Wenn es um die Lizenzverwaltung für Software geht, sind wir von bbi ein erfahrener Partner an Ihrer Seite. Wir sind seit Jahren in dem Geschäft tätig und wissen, worauf es dabei ankommt. Kontaktieren Sie uns gerne für eine erste Beratung.

 

Wieso ist die Lizenzverwaltung so wichtig?

Die Lizenzverwaltung sollte in jedem Unternehmen ein Thema sein, das Software nutzt. Für jeden Betrieb ist es wichtig, dass Ressourcen ideal genutzt werden. Das betrifft eben auch die Software, denn wer zu viele Lizenzen kauft, gibt unnötig Geld aus. Mit zu wenig Lizenzen riskieren Sie Strafen.

Damit ist die Lizenzverwaltung aus den verschiedensten Gründen wichtig. Da ist zum einen der bereits angesprochene finanzielle Aspekt. Im Idealfall haben Sie genau so viele Lizenzen gekauft, wie Sie benötigen. Jede Lizenz wird somit genutzt und kein Mitarbeiter muss seinen Zugang an Kollegen weitergeben.

Sie arbeiten effizient und nutzen die Software effektiv. Bei einer Überlizenzierung ist das nicht der Fall – Sie haben dann zu viele Lizenzen gekauft und benötigen diese gar nicht. Das ist ärgerlich, aber nicht weiter problematisch.

Anders sieht es da bei einer Unterlizenzierung aus. Diese trifft ein, wenn Sie zu wenig Lizenzen für eine bestimmte Software gekauft haben. Fehlt einem Mitarbeiter ein Zugang, holt er sich einfach die Zugangsdaten seines Kollegen und sie teilen sich die Lizenz.

Das ist allerdings verboten und verstösst gegen die meisten Lizenzvereinbarungen. Durch solche Unterlizenzen entgeht den Software-Herstellern nämlich sehr viel Geld. Dementsprechend genau sind auch die Kontrollen.

Man nennt diese Audits. Dabei wird geprüft, ob Sie Ihre Lizenzen korrekt nutzen oder ob es Unterlizenzierungen gibt. Ist das der Fall, müssen Sie mit Strafen rechnen. Sie müssen dann zum einen die Kosten für die Unterlizenzierungen zurückzahlen. Zum anderen ist bei schwereren Verstössen auch mit Strafzahlungen oder sogar rechtlichen Konsequenzen zu rechnen.

Sie tun sich also selbst einen Gefallen damit, Zeit in eine ordentliche Lizenzverwaltung zu investieren. Sie verhindern damit von vornherein, dass Sie im Rahmen eines Audits Probleme bekommen. Hinzu kommt zudem, dass Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre Lizenzen haben und sich Kosten für eine unnötige Überlizenzierung sparen.

Hat sich bei Ihnen bereits ein Audit angekündigt, raten wir Ihnen dazu, zu kooperieren. Befürchten Sie, dass es in Ihrem Unternehmen Unterlizenzierungen gibt, dann sollten Sie einen Experten wie bbi zu Rate ziehen. Wir bieten einen speziellen Audit-Service an. Kommen Sie gerne auf uns zu.

 

Stolpersteine bei der Lizenzverwaltung in Ihrem Unternehmen

Die Lizenzverwaltung wird nicht nur durch das grosse Chaos erschwert, das oftmals rund um Lizenzen herrscht, sondern auch durch andere Faktoren. Grundsätzlich gilt: Je grösser ein Unternehmer ist und je mehr Software zum Einsatz kommt, desto schwieriger wird es, aus dem Nichts eine umfassende Software Lizenzverwaltung aufzubauen.

 

Grosse Anzahl an Mitarbeitern

Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen eine recht grosse Anzahl an Mitarbeitern, dann wird die Lizenzverwaltung besonders anspruchsvoll. Denn es ist sehr schwer nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Software in welchem Umfang nutzt. Da eine Übersicht abteilungsübergreifend sein muss, wird es noch komplizierter.

Wächst ein Unternehmen schnell, ist die Gefahr einer Unterlizenzierung besonders gross. Wenn in einem kurzen Zeitraum mehrere neue Mitarbeiter eingestellt werden, kann es oftmals einfach untergehen, dass neue Lizenzen benötigt werden. Schon ist Ihre Software Lizenzverwaltung fehlerhaft. 

 

Verschiedene Lizenzarten

Je nachdem mit welcher Software Sie arbeiten, kommen in Ihrem Unternehmen möglicherweise verschiedene Lizenzarten zum Einsatz. Plötzlich ist dann nicht mehr nur die Anzahl der Lizenzen entscheidend, sondern auch die spezifischen Vorgaben, die mit der Lizenzart einhergehen.

Klassischerweise erwerben Sie für eine Software Einzellizenzen. Das heisst, dass ein Nutzer eine Lizenz hat. Es wird also pro Nutzer lizenziert. Es gibt aber auch Lizenzen, die direkt auf einem Unternehmensserver installiert werden. 

Möchte ein Mitarbeiter die Software nutzen, muss er sich einfach mit dem Server verbinden. In diesem Fall wird dann pro Gerät lizenziert. Man spricht dann von einer Device Calculation. 

Auch hier sind schnelles Wachstum mit der Einstellung von neuen Mitarbeitern und dem Kauf neuer Geräte ein Stolperstein, der in vielen Fällen zu einer unbeabsichtigten Unterlizenzierung führt. 

 

Mix aus unterschiedlichen Lizenzierungsbasen 

Auch die Lizenzierungsbasis einer Software kann zu Verwirrungen bei der Lizenzverwaltung führen. Es gibt Software, bei der die Anzahl der eingesetzten Prozessorkerne lizenziert wird. Somit ist nicht die Anzahl der CPU-Sockel entscheidend. 

Hier ist beispielsweise ein Hardware Upgrade eine Stolperfalle. Denn es kann sein, dass Sie dadurch dann plötzlich mehr Lizenzen benötigen. Geht dies unter, ist die Lizenzverwaltung Ihrer Software fehlerhaft und es kommt möglicherweise zu Unterlizenzierungen.

 

Was kann Lizenzverwaltungssoftware?

Um im Rahmen der Lizenzverwaltung den vollen Überblick zu behalten, ist es ratsam, mit sogenannter Lizenzverwaltungssoftware zu arbeiten. Ein solches Tool unterstützt Sie bei dieser Aufgabe und bietet Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie alle nötigen Informationen speichern können.

Zunächst unterstützt Lizenzverwaltungssoftware Sie bei der Inventarisierung Ihrer Lizenzen. Sie erstellen hier übersichtliche Listen mit konkreten Angaben zu allen Programmen und den dazugehörigen Lizenzen. Oftmals werden Sie an dieser Stelle automatisch darauf hingewiesen, wenn Lizenzen fehlen und Sie möglicherweise in eine Unterlizenzierung geraten. Hier werden dann auch die Laufzeiten Ihrer Lizenzen samt Lizenzbasis und den dazugehörigen Bedingungen angezeigt.

Kurz gesagt bietet Lizenzverwaltungssoftware Ihnen eine wirksame Unterstützung und einen zentralen Ort für das Zusammentragen Ihrer Informationen. So bringen Sie Struktur in Ihre Lizenzverwaltung und behalten zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Lizenzen.

Dafür gibt es die verschiedensten Tools und Anbieter. Besonders bekannt sind:

  • RayVentory
  • RaySAMi
  • Inventory360
  • LOGINventory
  • Snow License Manager
  • USU (früher Aspera SmartTrack)
  • Spider Software Asset Management

 

Langfristig gesehen schützt Sie ein solches Tool auch vor Strafzahlungen. Behalten Sie immer den Überblick, fällt es Ihnen sofort auf, wenn zu wenig Lizenzen vorhanden sind. Sie verhindern Unterlizenzierungen damit schon, bevor Sie entstehen. 

Nachzahlungen, Strafen und sogar strafrechtliche Konsequenzen sind somit keine Themen, mit denen Sie sich beschäftigen müssen. Falls sich bei Ihnen dann ein Audit ankündigt, können Sie entspannt sein und brauchen sich keinerlei Gedanken über mögliche Probleme machen. Lizenzverwaltung für Software bietet also in allen Bereichen Vorteile. 

 

Was bringt die Lizenzverwaltung von bbi meinem Unternehmen?

Wir bei bbi machen seit Jahren die Erfahrung, dass es neben dem Tagesgeschäft kaum umzusetzen ist, eine lückenlose Lizenzverwaltung aufzubauen. Sind Sie hierbei noch nicht tätig geworden, ist es eine riesige Aufgabe, die Lizenzverwaltung der Software anzugehen.

Es muss ein umfassender Überblick erstellt werden, die Lizenzbedingungen sollten geprüft werden und ein Tool zur Software Lizenzverwaltung eingeführt werden. Damit sind die entsprechenden Mitarbeiter eine ganze Zeit lang beschäftigt.

Hinzu kommt, dass die Lizenzverwaltung einiges an Fachwissen erfordert. Kenntnisse über den Umgang mit Lizenzen sind eine Grundvoraussetzung. 

Wir beobachten oftmals, dass es nach einem Personalwechsel schnell zu Schwierigkeiten kommt. Hatte der ehemalige Mitarbeiter einen guten Überblick über die Lizenzen, geht dieser mit dem Verlassen des Unternehmens häufig komplett verloren.

Wir bei bbi übernehmen Ihre Lizenzverwaltung, wenn das Thema absolutes Neuland für Sie ist und auch, wenn Sie bereits einen groben Überblick haben. Das heisst konkret, dass wir eine genaue Analyse Ihrer Lizenzen durchführen. Das umfasst alle Programme in allen Abteilungen und jede Nutzung.

Anschliessend erhalten Sie von uns eine konkrete Auswertung: Sind genug Lizenzen vorhanden? Gibt es Sparpotenzial? Kam es zu Unterlizenzen? All diese Fragen beantworten wir Ihnen. 

Wir unterstützen Sie selbstverständlich auch bei dem Kauf fehlender Lizenzen, der Kommunikation mit Software Herstellern sowie auch bei der Abwendung von Audits. Im Rahmen unserer Lizenzverwaltung führen wir auch gerne eine Lizenzverwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese bedienen und worauf es dabei zu achten gilt. 

Wir bieten Ihnen gleichzeitig auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter an. Kunden berichten uns oftmals, dass Mitarbeiter nicht wissen, wie mit Lizenzen umzugehen ist und wie schnell es zu Unterlizenzen kommt. Wir informieren Ihre Mitarbeiter, worauf Sie achten müssen, um Strafen zu verhindern. 

 

bbi: Der Partner für Ihre Lizenzverwaltung

Sie möchten Ihre Lizenzverwaltung professionell angehen und den vollen Überblick über Ihre Lizenzen erlangen? bbi ist der Experte auf diesem Gebiet: Wir erfassen alle vorhandenen Lizenzen, decken Sparpotenziale auf und strukturieren Ihre Lizenzverwaltung langfristig.

Wir empfehlen diesen Service nicht nur für grosse Unternehmen, sondern auch für kleinere Betriebe. Jedes Unternehmen, das Software nutzt, benötigt ein geordnetes Vorgehen. Das ermöglicht bbi Ihnen. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen – wir freuen uns, von Ihnen zu hören. 

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