SAP Lizenzkosten: Erfolgreich managen & effektiv senken

SAP ist der Marktführer, wenn es um Unternehmenssoftware geht. Der Anbieter überzeugt mit einem breiten Angebot an verschiedenen Anwendungen. Viele Unternehmen haben dabei jedoch das Problem, dass der Lizenzaufbau des Herstellers außerordentlich komplex ist.

Wenn auch Sie mit Software von SAP arbeiten, dann haben Sie damit sicherlich bereits Erfahrungen gemacht. Verantwortliche haben berechtigterweise Angst, etwas falsch zu machen und gegen die Lizenzbedingungen zu verstoßen. Das kann im Rahmen eines Audits auffallen und zu Strafen führen.

Deshalb geben wir Ihnen in diesem Artikel einen Überblick dazu, wie die Lizenzkonzepte von SAP aufgebaut sind, was zu beachten ist und wie die bbi Software AG Sie dabei unterstützen kann.

Übersicht: Was sollten Sie über die Nutzungsrechte für Software wissen?

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Setzen Sie eine Software in Ihrem Unternehmen ein, dann sollten Sie sich auch unbedingt mit den notwendigen Lizenzen für die Nutzer beschäftigen. In Bezug auf SAP ergibt sich dabei eine Besonderheit.

Der Hersteller hat viele verschiedene Anwendungen in seinem Repertoire – und nicht alle haben dieselben Lizenzbedingungen. Damit Sie in diesem „Lizenzdschungel“ den Überblick behalten, stellen wir Ihnen nun die wichtigsten Informationen vor.

Was sind Lizenzen allgemein?

Möchten Sie eine Software nutzen, dann gibt es verschiedene Arten, dafür zu zahlen. Bei einigen Anwendungen kaufen Sie einfach nur das Produkt und können es dann nutzen. Handelt es sich aber um einen Dienst, der von einer Vielzahl an Usern genutzt werden soll, dann wird meistens in Lizenzen abgerechnet.

Soll eine Software von SAP eingesetzt werden, dann gilt das gleiche Modell: Sie zahlen keinen festen Preis, sondern der Hersteller rechnet in Lizenzen ab. Das heißt, dass Sie beispielsweise für alle Mitarbeiter, die die Anwendung einsetzen, eine Lizenz erwerben müssen. Es gibt darüber hinaus weitere Abrechnungsarten für SAP-Lizenzen, wie beispielsweise individuelle Preise. 

Wichtig ist also, dass Sie sich vorab darüber informieren, wie eine Software abgerechnet wird. Sie finden diese Informationen direkt auf der Website von SAP sowie auch in den Lizenzbedingungen. Diese sind jedoch sehr komplex gestaltet und können unerfahrene Nutzer schnell vor Probleme stellen. 

Wo liegt die Schwierigkeit im Umgang mit Lizenzen?

Wenn es um SAP Lizenzen geht, kommen einige Herausforderungen auf Sie zu:

• Kein allgemeingültiges Abrechnungsmodell, sondern verschiedene Lizenzbedingungen
• Lizenzbedingungen sowie umfangreiche Lizenzverträge kennen & verstehen
• Korrekter Einsatz der Lizenzen von SAP für jeden einzelnen Mitarbeiter 
• Nutzer schulen & für das Thema sensibilisieren 

Warum ist es wichtig, Lizenzen gut zu managen?

Die SAP Lizenzkosten berechnen sich immer nach den Angaben, die Sie bei Vertragsabschluss gemacht haben. Angenommen, Sie haben 100 Mitarbeiter, die eine Anwendung von SAP nutzen sollen. Der Preis wird dann für diese Anzahl von Nutzern berechnet. 

• Stellen Sie anschließend weitere Mitarbeiter ein und teilen die Lizenzen, dann verstoßen Sie damit gegen Ihren abgeschlossenen Vertrag, denn eigentlich müssten Sie eine weitere Lizenz pro neuem Mitarbeiter erwerben. 
• Haben Sie 100 Lizenzen gekauft, nutzen davon aber effektiv nur 70, dann zahlen Sie einen viel zu hohen Preis. Passen Sie die Lizenzen hingegen bedarfsgerecht an, dann zahlen Sie nur das, was Sie brauchen und setzen Ihre Ressourcen effektiv ein. 

Deshalb ist es so wichtig, ein penibles License Management zu betreiben. Sie sollten zu jeder Zeit wissen, welche Lizenzen im Einsatz sind, wer diese nutzt und ob es Abweichungen gibt. Nutzen Sie mehr als eine Software von SAP, dann kann das eine große Herausforderung sein.

SAP Lizenzen: Preisliste & Lizenzmodelle im Überblick

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Was SAP Lizenzen kosten, kommt auf die jeweilige Anwendung an. Es gibt kein einheitliches Modell, sodass Sie bei jeder Software prüfen müssen, wie abgerechnet wird. In diesem Kapitel stellen wir Ihnen einige Beispiele vor.

Welche Lizenzmodelle gibt es bei SAP?

Wenn Sie SAP Lizenzen kaufen möchten, dann werden Sie dabei auf verschiedene Arten der Preisgestaltung stoßen. Dazu zählen unter anderem:

• Preis pro Nutzer: Viele Anwendungen von SAP werden pro Nutzer abgerechnet. Aus den SAP Lizenzkosten pro User ergibt sich dann, wie viel Sie insgesamt zahlen müssen.
• Abonnement: Bestimmte Dienste von SAP können auch also Abonnement genutzt werden. Dazu zählen verschiedene Cloud-Anwendungen.  
• Kundenspezifische Preise: Einige Anwendungen von SAP werden individuell auf die Kunden zugeschnitten. Das können beispielsweise Funktionen für bestimmte Branchen sein, die Sie dazubuchen. Aus dieser individuellen Konfiguration ergibt sich dann der Preis.
• pro Dokument

Sie sehen: Es ist ganz schön schwierig, bei den verschiedenen Lizenzmodellen den Überblick zu behalten. Dabei geht es nicht immer nur um die Anzahl der Lizenzen, sondern auch um die Dauer oder den Umfang Ihres Tarifs. 

Haben Sie Fragen rund um das Thema Software Lizenzen, dann beraten wir von bbi Software Sie gerne auf diesem Gebiet. Wir sind nicht nur für SAP Experten, sondern kenne auch viele weitere Anwendungen im Detail. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen. 

Welche Faktoren bestimmen die Höhe der Lizenzkosten?

Welche Lizenzkosten auf Sie zukommen, hängt bei SAP von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem:

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• Anzahl der Nutzer: Sie geben an, wie viele Anwender mit der Software arbeiten werden und auf dieser Grundlage wird der Preis berechnet. Sie können weitere Lizenzen hinzubuchen oder ungenutzte abgeben.  
• Umfang der Anwendung: Viele Lösungen von SAP sind branchenspezifisch. Sie wählen vorab aus, welche Funktionen und Pakete Sie benötigen. Daraus wird dann der Preis ermittelt.
• Dauer der Nutzung: Bestimmte Anwendungen von SAP werden auf Grundlage der Nutzungsdauer abgerechnet. Entweder schließen Sie einen Vertrag mit einer festen Laufzeit ab, oder Sie nutzen eines der Abo-Angebote. 
• Tarif: Für einige Dienste bietet SAP verschiedene Tarif-Optionen an. So wird dann beispielsweise zwischen Limited und Professional User unterschieden. Der Unterschied liegt in den Funktionen und dem Umfang, welche die jeweiligen Tarife beinhalten. 
• Indirekte Nutzung: In Bezug auf die Anzahl der Nutzer ist ein weiterer Faktor zu beachten. Denn auch indirekte Nutzer müssen über eine Lizenz abgerechnet werden. Unter indirekte Nutzung wird die Kommunikation zwischen einer SAP-Software und einem Drittsystem verstanden. Das tritt beispielsweise dann ein, wenn Nutzer über Salesforce-Anwendung auf die Daten in der SAP-Anwendung zugreifen. 

Die verschiedenen Faktoren erschweren es Ihnen, den Überblick zu behalten und die SAP Lizenzkosten pro Jahr richtig einzuschätzen. Dadurch passiert es schnell, dass Sie zu viele oder zu wenige Lizenzen kaufen. 

Sie benötigen zu jeder Zeit eine SAP Lizenzen Übersicht, anhand derer Sie die Anzahl und die Laufzeit der Lizenzen im Blick behalten. Bei einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern ist das noch möglich – in größeren Unternehmen wird das jedoch schwierig. Gerne unterstützen wir von bbi Software Sie bei dem Umgang mit den verschiedenen Software Lizenzmodellen. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren ein Beratungsgespräch.  

Preisbeispiele: Verschiedene SAP-Produkte & ihre Kosten

Nachdem Sie nun einen Überblick über die verschiedenen Abrechnungsmodelle von SAP erhalten haben, führen wir für Sie die Preise einiger Produkte auf. Wir stellen Ihnen die jeweilige Anwendung kurz vor und erläutern Ihnen dann, wie sich die Kosten dafür zusammensetzen können.

SAP S/4HANA Lizenzkosten

Eine der beliebtesten Anwendungen von SAP ist die SAP S/4HANA Cloud. Es handelt sich dabei um eine Cloud ERP-Software, mit der Sie die Ressourcen in Ihrem Unternehmen managen können. Sie ermöglicht es Ihnen z.B.:

• Wichtige Vorgänge in Echtzeit auszuführen
• Neue Geschäftsmodelle einzuführen
• Ihr Unternehmen zu expandieren

Die SAP S/4HANA Cloud arbeitet auf Basis von KI und Analysen. Sie ist für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen und Regionen geeignet, weshalb sie weltweit sehr beliebt und verbreitet ist.

Möchten Sie diese Anwendung nutzen, steht Ihnen zunächst eine 14-tägige kostenlose Testversion zur Verfügung. Diese umfasst beispielsweise geführte Touren durch die Anwendung, leistungsstarke Funktionen und intuitive Workflows. 

Die SAP HANA Lizenzkosten richten sich anschließend nach Ihren individuellen Bedürfnissen und werden kundenspezifisch abgerechnet. Dafür schließen Sie ein Abonnement ab und zahlen dann pro Vollzeitnutzer. Der Mindestkauf für die Cloud liegt bei 35 Vollzeitnutzern (Full User Equivalents). 

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Sie müssen sich entscheiden, welches Paket Sie benötigen. Sie wählen unter anderem zwischen:

• SAP S/4HANA Compatibility Packs
• SAP S/4HANA Enterprise Management
• SAP S/4HANA Enterprise Management for Professional use
• SAP S/4HANA Enterprise Management for Functional use
• S/4HANA Enterprise Management for Productivity use

Wie hoch die Kosten für die einzelnen Pakete sind, entnehmen Sie beispielsweise der offiziellen SAP Lizenzen Preisliste. Viele unserer Kunden stellen jedoch fest, dass die verschiedenen Tarife und der benötigte Funktionsumfang komplex und schwer einschätzbar sind. Haben Sie Fragen zu den SAP Lizenzen, helfen wir von bbi Software Ihnen daher gerne weiter. 

SAP Business One Lizenzen Übersicht

SAP Business One ist eine ERP-Software, die ideal auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen zugeschnitten wurde. Sie soll Ihnen mehr Kontrolle ermöglichen, indem Sie alle Geschäftsvorgänge im Blick behalten sowie Ihre Finanzen und Ihre Logistik verwalten.

Die Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität aus und wächst mit Ihnen. Somit ist SAP Business One die ideale Unterstützung für Start-ups und wachsende Unternehmen.

Die SAP Business One Lizenzkosten können dabei ganz unterschiedlich aussehen. Zunächst gibt es verschiedene Lizenz-Typen: 

• Es wird zwischen Professional und Limited unterschieden
• Sie haben die Wahl, ob Sie die Lösung kaufen oder mieten möchten
• SAP Business One wird auch als Cloud-Abonnement angeboten

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Aus diesen Optionen ergeben sich zahlreiche mögliche Konstellationen für den Preis. Deshalb gibt es auch keine allgemeingültige SAP Lizenzkosten Preisliste für SAP Business One. Die Kosten für diese Anwendung beginnen bereits bei 99 Euro und passen sich damit ideal an die Zielgruppe an. 

Außerdem gibt es keine Mindestabnahme, d.h. Sie können auch nur eine Lizenz für die Anwendung kaufen. Die SAP ERP Lizenzkosten sind für andere Lösungen des Anbieters deutlich höher. Kleine Unternehmen profitieren also besonders von dieser spezifischen Anwendung. 

EWM & ILM Lizenzkosten

SAP bietet Unternehmen viele weitere Anwendungen an. Dazu zählt beispielsweise auch SAP EWM. Es handelt sich dabei um eine spezifische Anwendung für komplexe Lagerprozesse. 

SAP Extended Warehouse Management ist eine der wenigen Anwendungen, die einen offen kommunizierten Festpreis hat: 

• Sie zahlen 3.420 Euro im Monat* für 5.000 gelagerte Waren
• Sie haben zudem die Möglichkeit, verschiedene Extras hinzuzubuchen
• Die Kosten belaufen sich dann auf 9.350 Euro pro Monat* für 5.000 gelagerte Produkte
• Die SAP EWM Lizenzkosten sind somit besonders gut kalkulierbar 

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Auch SAP Information Lifecycle Management (kurz: ILM) ist eine beliebte Anwendung aus dem Hause SAP, mit der Sie Datenflüsse und Metadaten übersichtlich verwalten. Sie legen mit dieser Software fest, was mit Informationen passiert, die nicht mehr benötigt werden, und wie sie gespeichert werden. 

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In Bezug auf die SAP ILM Lizenzkosten gab es 2018 eine große Veränderung: Wer eine gültige SAP Lizenz hat, kann ILM nun kostenlos nutzen. Sie müssen in diesem Fall also keine weiteren Lizenzen für die Anwendung kaufen. 

Beratung & Prüfung: Optimierung Ihrer SAP Lizenzen mit bbi Software

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Schauen Sie sich eine Preisliste für SAP Lizenzen an, dann fällt Ihnen sicherlich die große Kostenspanne auf. Je nachdem, wie viele Nutzer Sie haben oder welche Funktionen Sie gebucht haben, können die Kosten deutlich steigen. 

Im Rahmen unserer Beratung optimieren wir Ihre SAP Lizenzen. Dadurch verhindern wir effektiv, dass Sie zu viel bezahlen oder Strafen auf Sie zukommen. Wir halten verschiedene Services für Sie bereit, mit denen Sie Ihre Anwendungen noch effizienter nutzen können. 

Langjährige Erfahrung in der Beratung

In Bezug auf das Software Asset Management ist die Beratung eine unserer wichtigsten Dienstleistungen. Bevor Sie bindende Verträge abschließen, um eine Anwendung zu nutzen, sollten Sie sich genauestens mit den Kosten befassen.

Arbeiten Sie heraus, ob Sie die Software überhaupt benötigen, welcher Umfang nötig ist und wie viele Personen damit arbeiten werden. Viele Unternehmen haben keine eigenen Software-Experten und schließen deshalb Verträge ab, die nicht zu Ihnen passen.

Genau dabei unterstützen wir Sie: Wir von bbi Software beraten Sie eingehend in Bezug auf Ihre Software. Sie teilen uns mit, für welche Anwendung Sie sich interessieren und wir zeigen Ihnen auf, welche Punkte für Sie wichtig sind. Dadurch verhindern wir, dass Sie falsche Produkte buchen oder viel zu hohe SAP Lizenzkosten zahlen. 

Prüfung Ihrer bestehenden Lizenzen

Nutzen Sie bereits eine SAP-Software, dann werfen wir einen Blick auf die Lizenzen und führen eine dauerhafte Lizenzverwaltung ein. Dabei bieten wir verschiedene Services an:

• Erfassung aller genutzter Lizenzen
• Identifizierung ungenutzter Lizenzen
• Erklärungen rund um die einzelnen Lizenzbedingungen
• Anlegen einer SAP Lizenzkosten Übersicht

Rund um das Thema Lizenzen warten verschiedene Herausforderungen auf Sie, bei denen wir Sie kompetent unterstützen können. Der wichtigste Punkt dabei ist, dass wir die bezahlten und die tatsächlich genutzten Lizenzen miteinander abgleichen. Dabei prüfen wir, ob es eine Überlizenzierung oder Unterlizenzierung gibt. 

Das sorgt zum einen dafür, dass die SAP Lizenzkosten genau auf Sie angepasst sind und Sie weder zu viel noch zu wenig zahlen. Zum anderen verhindern wir damit auch, dass hohe Nach- und Strafzahlungen auf Sie zukommen, da Sie gegen die Lizenzbedingungen verstoßen haben. 

Hilfe bei der Einrichtung von SAP Software

Wir bieten Ihnen unsere Beratung nicht nur rund um die SAP Lizenzkosten an, sondern auch für die Anwendungen an sich. SAP bietet unglaublich viele gute Anwendungen. Die Richtige für das eigene Unternehmen zu finden und diese dann effizient zu nutzen, kann eine Herausforderung sein.

Deshalb unterstützen wir von bbi Software Sie auch gerne bei der Installation. Dafür übernehmen wir beispielsweise auch die Softwarepaketierung: Dieser Schritt bereitet die Softwareverteilung vor, mit der eine Anwendung in kurzer Zeit auf allen benötigten Rechnern installiert wird. 

Gerne richten wir auch die dafür benötigte Deployment Software ein, mit der Sie Ihre Anwendung vorkonfigurieren und anschließend auf alle ausgewählten Geräte verteilen.

Mit bbi Software SAP Lizenzkosten effektiv senken & Strafen verhindern

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Viele Unternehmen zahlen derzeit einen zu hohen Preis für ihre SAP Lizenzen. Wir beobachten immer wieder, dass unsere Kunden viel zu umfangreiche Tarife abschließen bzw. zu viele Lizenzen kaufen. 

Doch auch zu wenige SAP Lizenzen sind ein Problem: Werden diese im Rahmen einer Kontrolle festgestellt, dann kommen Strafzahlungen auf Sie zu. Dabei ist es nicht von Bedeutung, wenn Mitarbeiter ihre Lizenzen aus Unwissenheit teilen. 

Um all das zu verhindern, bieten wir von der bbi Software AG Ihnen die verschiedensten Dienstleistungen an. Wir sorgen dafür, dass weder zu hohe Kosten anfallen, noch Strafen auf Sie zukommen. 

Gerne unterstützen wir Sie auch, wenn Sie bereits SAP-Software nutzen und eine bessere Übersicht erlangen möchten. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren ein Beratungsgespräch mit uns. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen. 

*Preise Stand Juli 2022

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