03.10.2023
Software Lizenzen: So verhindern Sie böse Überraschungen
Sie möchten Ihre Software Lizenzen professionell verwalten und auf Dauer effektiv nutzen? Wie das geht, verraten wir Ihnen ➡️ hier!
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Sie möchten Ihre Software Lizenzen professionell verwalten und auf Dauer effektiv nutzen? Wie das geht, verraten wir Ihnen ➡️ hier!
Die Arbeit mit Software Lizenzen gehört in vielen Unternehmen zum Alltag: Sie nutzen Software für die verschiedensten Anforderungen und Aufgaben. So kommt schnell eine ganze Menge an Software Lizenzen zusammen.
Das beinhaltet für Sie die Herausforderung, den Überblick zu behalten und ausschließlich lizenzierte Software zu nutzen. Unsere Erfahrung hat uns gezeigt: Auch, wenn Sie penibel auf den Umgang mit Ihren Software Lizenzen achten, kann es zum Beispiel durch unwissende Mitarbeiter zu einer unlizenzierten Nutzung kommen.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter genauestens wissen, was es beim Umgang mit Software Lizenzen zu beachten gibt. Wir von bbi geben Ihnen dafür hilfreiche Informationen und Tipps mit an die Hand, die Sie vor unangenehmen Überraschungen bewahren sollen.
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Das System hinter Software Lizenzen ist einfach erklärt: Ein Hersteller hat jahrelang an einer bestimmten Software gearbeitet. Ist sie ausgereift und geht an den Markt, möchte der Entwickler die Kosten dafür wieder reinholen und Gewinn erzielen.
Deshalb steht ein Großteil der Software nicht frei und kostenlos zur Verfügung. Sie müssen hingegen eine Software Lizenz erwerben, um die Anwendung nutzen zu dürfen. Das können Sie beispielsweise mit einem Buch oder einem Film vergleichen. Auch hierbei ist eine Nutzung meist mit einer Zahlung verbunden.
Bei einer Software Lizenz gehört hingegen noch einiges mehr dazu: Sie dürfen diese durch den Kauf (meist zeitlich begrenzt) unter bestimmten Voraussetzungen nutzen. Erwerben Sie eine Software Lizenz, willigen Sie damit automatisch in die Nutzungsbedingungen des Herstellers ein. Und diese sind mitunter ganz schön kompliziert.
Denn der Kauf von Software Lizenzen ist in den meisten Fällen auch mit Einschränkungen verbunden. Diese können sich beispielsweise auf folgende Parameter auswirken:
Um dies herauszufinden, hilft ein Blick in den Lizenzvertrag. Hier finden Sie genaue Angaben zu den Nutzungsbedingungen und dem Fall, dass Sie dagegen verstoßen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie die Software kopieren oder weitergeben. Durch den Kauf der Software Lizenz erhalten Sie in den meisten Fällen nämlich ein nicht ausschließliches Recht für die Softwarenutzung.
Sie sehen: So leicht Software Lizenzen auch gekauft sind, so kompliziert kann der Umgang mit ihnen sein. Wir bei bbi sind der Software Reseller, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. Kontaktieren Sie uns gerne in allen Fragen rund um Ihre Software Lizenzen.
Nachdem Sie nun einen ersten Einblick bekommen haben, wie umfangreich die Nutzungsbedingungen für Software Lizenzen sind, ahnen Sie wahrscheinlich schon, wie die Situation in vielen Unternehmen aussieht.
Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass es oftmals aus Unwissenheit zu Problemen mit der Software Lizenzierung kommt. Dabei handelt es sich meist um unlizenzierten Nutzung von Software.
Das liegt zum Teil auch daran, dass immer mehr Software verwendet wird. Gerade in komplexen Branchen kommen gut und gerne 15 bis 20 oder sogar weitaus mehr verschiedene Anwendungen zum Einsatz. Eine Übersicht über die Software Lizenzen zu behalten, stellt eine große Herausforderung dar.
Es muss nicht nur das Personal dafür aufgebracht werden, sondern auch das nötige Know-how vorhanden sein. In der Realität ist dies ohne professionelle Hilfe oftmals gar nicht zu leisten.
Hinzu kommt, dass viele Mitarbeiter nicht um die Besonderheiten von Software Lizenzen wissen. Ohne eine Erklärung oder einen Hinweis, dass die Nutzerdaten nicht an Kollegen oder externe Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, entsteht schnell eine unlizenzierte Nutzung.
Wir empfehlen Ihnen, vorab Schulungen durchführen zu lassen, in denen Ihre Mitarbeiter darüber aufgeklärt werden, was es im Umgang mit den verschiedenen Software Lizenzen zu beachten gibt. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.
Es gibt verschiedene Aspekte, die ein sauberes Lizenzmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig machen. Mit einer genauen Software Lizenzen Übersicht wissen Sie zu jeder Zeit genau, welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie verhindern damit eine Überlizenzierung: Davon spricht man, wenn mehr Lizenzen vorhanden sind, als Sie nutzen.
Auch das genaue Gegenteil davon kann eintreten: Bei einer Unterlizenzierung haben Sie weniger Lizenzen gekauft, als Sie benötigen. Dann kommt es schnell zu einer unlizenzierten Nutzung, die gegen die Nutzungsbedingungen verstößt.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie Ihre Kosten besser planen können, wenn Sie Ihre Software Lizenzen im Blick haben. Sie zahlen dann einen angemessenen Preis für ausreichend viele Lizenzen.
Das bringt Ihnen auch Vorteile für die Zukunft: Mit der Zeit lernen Sie, vorausschauend zu denken und Prognosen für die Software Lizenzierung abzugeben. Wird beispielsweise eine neue Software benötigt, helfen Ihnen die Erfahrungswerte, eine genaue Anzahl der Lizenzen zu bestimmten.
Sie wissen zudem, mit welchen Lizenzkosten für die nächsten Jahre zu rechnen ist. Zusammengefasst heißt das, dass ein sauberes Lizenzmanagement Ihnen vor allem finanzielle Vorteile bringt, von denen Sie langfristig profitieren werden.
Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Wir sprechen immer wieder von “unlizenzierten Nutzungen”. Das bedeutet konkret, dass Sie mehr Lizenzen nutzen, als Sie gekauft und bezahlt haben. Dadurch entsteht dem Software Hersteller natürlich ein finanzieller Schaden.
Das Problem dabei ist, dass es nicht nur hin und wieder vorkommt, dass Software unlizenziert genutzt wird. Eine Studie aus dem Jahr 2017 hat gezeigt, dass in Deutschland 20 Prozent der Software ohne Lizenz genutzt wird. Das heißt, dass jeder fünfte Nutzer für die Nutzung nicht bezahlt hat.
Deutschland ist bei weitem kein Einzelfall: Auch in vielen anderen Ländern wie Italien, Spanien und Frankreich sind die Zahlen erschreckend hoch. Die Dunkelziffer könnte sogar weitaus mehr unlizenzierte Nutzungen ans Tageslicht bringen.
Deshalb prüfen viele Software Hersteller regelmäßig, ob Unternehmen für alle genutzten Software Lizenzen bezahlt haben. In den Nutzungsbedingungen ist oftmals festgelegt, dass sie das Recht haben, bei Ihnen als Kunde ein Audit durchzuführen.
Dabei wird festgestellt, ob Sie für alle genutzten Lizenzen bezahlt haben. Ist dies nicht der Fall, kommen Strafen auf Sie zu. Zum einen müssen Sie die unlizenzierte Nutzung nachzahlen. Hier kommt gut und gerne eine höhere Summe zusammen, wenn über Jahre hinweg mehr Software Lizenzen genutzt wurden, als angegeben war.
Zum anderen können noch Strafzahlungen hinzukommen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Software Lizenzen zu jeder Zeit im Blick behalten. Bei Schwierigkeiten bieten wir von bbi Ihnen unsere Unterstützung an. Das gilt sowohl für das Verwalten Ihres Lizenzbestands als auch für ein anstehendes Audit.
Um eine Software effektiv zu nutzen, bedarf es einiges an Hintergrundwissen. Wir beobachten immer wieder, dass Verantwortliche Probleme damit haben, Softwarelizenzen wirtschaftlich und den Nutzungsbedingungen entsprechend zu verwalten. Das ist auch kein Wunder, denn dieses hochkomplexe Feld bringt einige Herausforderungen mit sich.
Wie wir bereits angesprochen haben, ist es oftmals die Große Menge an Software, die schnell zu Überforderung führt. Hinzu kommt, dass regelmäßig Aktualisierungen der Software aufgespielt werden, die Sie zu jeder Zeit im Blick behalten sollten. Denn eine kleine Änderung kann für Sie schon bedeuten, dass einige Mitarbeiter die Software unlizenziert nutzen.
Ebenso problematisch ist, dass es sich bei einer Software Lizenz um immaterielles Wirtschaftsgut handelt. Anders als Computer und Maschinen steht es nicht tagtäglich vor Ihnen. Das führt oftmals dazu, dass es weniger sorgfältig behandelt wird. Wer einmal den Anschluss verpasst, wird große Schwierigkeiten haben, die Übersicht über die Software Lizenzen zurückzugewinnen.
Anders sieht es aus, wenn Sie qualifizierte Mitarbeiter oder einen professionellen Dienstleister wie bbi an Ihrer Seite haben, die sich mit der Software Lizenzierung auskennen. Sie sparen Kosten, indem Sie nicht für unnötige Lizenzen zahlen.
Zudem kann der Inhalt der Software Lizenzen angepasst werden: Oftmals werden bei der ersten Verhandlung Anwendungen mitgebucht, die Sie später im Alltag gar nicht benötigen. Wer Kosten sparen möchte, sollte also versuchen, das Beste aus seinem Lizenzmanagement herauszuholen.
Bevor Sie überhaupt die Lizenz für eine Software kaufen, sollten Sie die verschiedenen Lizenzmodelle für Software kennen. Diese bieten Ihnen einerseits verschiedene Vorteile und Möglichkeiten. Andererseits gehen diese mit bestimmten Regelungen einher, die Sie vor Vertragsabschluss genau kennen sollten.
Kommerzielle Software wurde speziell mit dem Zweck entwickelt, an Endnutzer lizenziert zu werden. Als Lizenznehmer erwerben Sie durch eine Zahlung das Recht, die Software für eine bestimmte Zeit zu nutzen. Ihnen stehen bei diesem Software Lizenzmodell dann je nach Tarif eingeschränkte Funktionen oder der gesamte Umfang der Software zur Verfügung.
Bekannte Beispiele für kommerzielle Software sind unter anderem Produkte von Microsoft wie MS Office. Das Ziel des Herstellers ist es, mit der eigens entwickelten Software Geld zu verdienen. Deshalb können Sie diese nur nutzen, wenn Sie mit dem Entwickler einen Vertrag abschließen und für die Nutzung zahlen.
Bei diesem Software Lizenzmodell ist es deshalb besonders wichtig, dass Sie die genauen Nutzungsbedingungen kennen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es vor allem bei kommerzieller Software oft zu unlizenzierten Nutzungen kommt.
Proprietäre und kommerzielle Software sind sich sehr ähnlich. Oftmals handelt es sich bei proprietärer Software sogar und kommerzielle Software: Es gibt dabei allerdings einen kleinen aber feinen Unterschied.
Proprietäre Software darf weder verbreitet noch verändert werden. Sie ist durch den Hersteller also stark eingeschränkt. Meistens geschieht das mit Hilfe von Patenten oder dem urheberrechtlichen Schutz. Sie erwerben eine Lizenz und müssen dabei auch die EULA (End-user license agreements) unterzeichnen.
In dieser ist festgelegt, dass Sie die Software nicht verändern dürfen und welche weiteren Rahmenbedingungen es darüber hinaus gibt. Der Vorteil von proprietärer Software ist, dass sie meistens mit einem professionellem und ständig verfügbaren Support einhergeht.
Hinzu kommt, dass solche Software stetig weiterentwickelt wird und Sie regelmäßig von Verbesserungen profitieren. Auch um die Sicherheit steht es bei proprietärer Software oftmals gut: Da, anders als bei anderen Lizenzarten für Software, nur ein fester Entwicklerkreis an der Software arbeitet und der Code geschützt ist, sind Sie vor Fremdeinwirkungen sicher.
Bei Freeware handelt es sich um Software, die kostenlos und frei verfügbar ist. Auch bei diesem Software Lizenzmodell gibt es eine Einschränkung: Sie darf nicht verändert werden. Das ist in der Regel in einer EULA festgehalten, in die Sie für die Nutzung einwilligen müssen.
Sie finden Freeware häufig bei großen Anbietern, die diese aus strategischen Gründen und für die öffentliche Wirkung zur Verfügung stellen. Ein gutes Beispiel dafür sind der Internet Explorer von Microsoft sowie der Adobe Acrobat Reader.
Shareware ist für Sie eine gute Möglichkeit, eine Anwendung vor dem Kauf von Software Lizenzen zu testen. Es handelt sich dabei um Software, die Sie zunächst in einer Testphase prüfen können. Sie schauen sich in Ruhe alle Funktionen an, gehen sicher, dass die Bedienung Ihnen entgegenkommt und führen erste Tests durch.
Ist diese kostenlose Nutzung abgelaufen, können Sie sich entscheiden, ob Sie die Software kaufen möchten oder nicht. Sie sollten hierbei aufpassen, dass die Testphase nicht automatisch in eine kostenpflichtige Nutzung übergeht. Prüfen Sie vorab, ob und bis wann sie gekündigt werden muss.
Freie Software ist heutzutage auch unter dem Begriff Open Source Software bekannt. Die Bezeichnung “offene Quelle” bringt das Software Lizenzmodell auf den Punkt: Es handelt sich dabei um Software, deren Quellcode offen ist. Das heißt zum einen, dass ihn jeder einsehen und auf Sicherheitslücken prüfen kann.
Zum anderen haben Sie und Ihr Team dadurch die Möglichkeit, den Quellcode zu verändern. So können Sie beispielsweise weitere Funktionen hinzufügen oder Anpassungen für Ihre spezielle Nutzung vornehmen. Anders als bei anderen Lizenzarten für Software ist dies vom Hersteller sogar erwünscht, um die Entwicklung voranzutreiben und mit den Bedürfnissen der Nutzer zu gehen.
Neben den Lizenzarten für Software gibt es weitere wichtige Parameter, die Sie vor dem Kauf kennen und beachten sollten. Haben Sie eine Anwendung gefunden, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt, gibt es noch weitere Fragen zu klären:
Das Themenfeld Software Lizenzen ist also recht breit gestreut und stellt die verschiedensten Anforderungen an Sie. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Fragen dazu haben oder Unterstützung benötigen.
Die Lizenzierung für Software ist eine komplizierte Aufgabe. Wer derzeit keine Übersicht über seine Software Lizenzen hat, hat einiges aufzuholen. Diese Arbeit lohnt sich aber: Führen Sie eine saubere Lizenzierung, bringt Ihnen das zahlreiche Vorteile.
Sie sparen Kosten, können besser planen und verhindern Strafzahlungen. Mit diesen drei einfachen Tipps von bbi gelingt es Ihnen, Ordnung in Ihre Lizenzierung zu bringen.
Der erste Schritt, um Ihre Software Lizenzen professionell zu verwalten, ist die Erstellung einer Übersicht. Fertigen Sie eine genaue Aufstellung darüber an, welche Software Lizenzen Sie haben, wann diese Auslaufen, wie die Fristen für die Kündigung sind usw. Wichtig ist, dass Sie dies gründlich und übersichtlich tun.
Schauen Sie in jeden Unternehmensbereich hinein und stellen sicher, dass Sie keine Software vergessen haben. Denken Sie auch an Ihre Mitarbeiter in Außenstellen oder Freelancer.
Am besten führen Sie in diesem Zuge gleich ein Software Asset Management Tool (SAM) ein. Dieses hilft Ihnen, Ihre Lizenzierung in den Griff zu bekommen und übersichtlich zu verwalten.
In einem solchen Programm tragen Sie beispielsweise auch Fristen und Kündigungsdaten ein und können sich ganz automatisch darüber informieren lassen. Solch automatisierte Arbeitsprozesse entlasten Ihre Mitarbeiter und führen zur vollen Kontrolle über ihre Software Lizenzen.
Ihr Software Reseller bbi hilft Ihnen nicht nur dabei, passende Software für Ihr Unternehmen zu beschaffen, sondern führt bei Bedarf auch ein SAM ein und hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu optimieren. Vereinbaren Sie gerne einen ersten Beratungstermin!
Haben Sie Ihre Software Lizenzen Übersicht erstellt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter briefen. Nur so verhindern Sie, dass es zu unlizenzierten Nutzungen kommt. Bei vielen unserer Kunden ist es vor allem die Unwissenheit der Angestellten, die früher oder später zu Problemen führt.
Deshalb raten wir Ihnen dazu, Grundsätze und Regeln mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Das ist der beste Weg sicherzugehen, dass jedem die Bedingungen bekannt sind und diese auch befolgt werden.
bbi ist ein erfahrener Software Reseller, der Sie in den verschiedensten Bereichen unterstützt. Wir beraten Sie zum einen, welche Software Lizenzen Sie benötigen und wie Sie diese am effektivsten nutzen.
Zum anderen helfen wir Ihnen dabei, Ordnung in Ihre Lizenzierung zu bringen. Wir erstellen für Sie eine genaue Übersicht und machen Sie darauf aufmerksam, falls es Optimierungsbedarf gibt.
Wir kennen verschiedenste Software im Detail. Oracle, Microsoft und Salesforce sind nur drei Beispiele für globale Software, mit der wir uns bestens auskennen. Somit ist es uns möglich, Sie zu jeder Zeit fachmännisch zu beraten und Ihnen bei Audits tatkräftig zur Seite zu stehen.
Sie haben in Ihrem Unternehmen schon länger den Überblick über Ihre Software Lizenzen verloren und möchten nun Licht ins Dunkle bringen? Wir von bbi sind mehr als nur ein Software Reseller – wir sind der Partner an Ihrer Seite. Wir bieten Ihnen eine ganze Menge Erfahrung, eine respektvolle und menschliche Zusammenarbeit sowie kreative Ideen und Lösungen.
Kontaktieren Sie uns und lernen uns kennen – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
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