Software-Asset-Management: Richtig, kostengünstig lizenziert

Vielleicht haben auch Sie schon einmal die frustrierende Erfahrung gemacht, ungenutzte Software-Lizenzen zu entdecken, die Ihr Budget belasten, oder sich mit Compliance-Problemen herumschlagen müssen, die Ihr Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen könnten.

Damit sind Sie nicht allein! Die Vielzahl von Anwendungen, Software-Lizenzmodellen und Nutzungsbedingungen macht es vielen Unternehmen heutzutage schwer, den Überblick zu behalten und die IT-Infrastruktur effizient zu verwalten. 

Genau hier setzt das Software-Asset-Management, kurz SAM an, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, Ihre IT-Ressourcen effizient zu nutzen, Compliance zu gewährleisten und die Kosten im Blick zu behalten. Im Folgenden werden wir die Bedeutung von SAM genauer untersuchen und aufdecken, wie es Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, den Herausforderungen einer komplexen IT-Landschaft erfolgreich zu begegnen.

Was ist SAM (Software-Asset-Management): Definition & Rolle im Unternehmen

SAM ist ein strategischer Ansatz zur Verwaltung und Optimierung der Software-Ressourcen eines Unternehmens. Im Zentrum steht die systematische Erfassung, Analyse und Verwaltung von Software-Lizenzen und deren Nutzung. SAM hilft Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre IT-Landschaft zu gewinnen, Kosten zu senken, License Compliance zu gewährleisten und damit verbundene Risiken zu minimieren.

So vielfältig sind die Einsatzbereiche des Software-Asset-Managements

SAM ist ein integraler Bestandteil des IT-Asset-Managements, kurz ITAM genannt. ITAM umfasst die Verwaltung aller IT-Ressourcen eines Unternehmens – von Hardware über Infrastruktur bis hin zu digitalen Assets. SAM hingegen konzentriert sich ausschließlich auf die Software-Ressourcen und spielt damit eine entscheidende Rolle in folgenden Bereichen:

• Softwareerfassung & Inventarisierung: Erfassung und Dokumentation aller installierten Softwareanwendungen und deren Nutzungsdaten

• Lizenzbeschaffung & -verwaltung: Beschaffung von Lizenzen sowie deren Lizenzverwaltung während des gesamten Lebenszyklus

• Compliance & Governance: Übersicht über Ihre Softwareumgebung und Nachweise der Lizenzkonformität als optimale Vorbereitung auf Audits

• Vertragsmanagement: Verwaltung von Verträgen mit Softwareanbietern, um sicherzustellen, dass Verträge eingehalten werden und Sie die besten Konditionen für Ihre Softwarelizenzen erhalten

• Optimierung der Softwarenutzung: Analyse der tatsächlichen Nutzung von Softwareanwendungen, um nicht benötigte Software zu identifizieren und die Effizienz der Softwarenutzung im Unternehmen zu steigern

Vorteile & Ziele: Strategisch weit voraus mit dem richtigen Asset-Management-System 

Durch die strategische Herangehensweise an das Management von Software-Ressourcen birgt Software-Asset-Management einige betriebswirtschaftliche Vorteile: 

Effizienzsteigerung

SAM ermöglicht eine gezielte Zuweisung von Softwarelizenzen und Ressourcen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter immer Zugriff auf die benötigte Software haben, ohne Zeit mit der Suche nach Lizenzen zu verschwenden oder unnötige Doppelkäufe zu tätigen.

Kosteneinsparungen

Mittels SAM ist es ein Leichtes, ungenutzte Lizenzen zu erkennen und so Lizenzkosten zu optimieren. Das bedeutet erhebliche Einsparungen und eine bessere Kontrolle über Ihre IT-Ausgaben. 

Risikominderung

Sicherheit steht an erster Stelle – SAM hilft Ihnen dabei, Sicherheitslücken zu schließen und das Risiko von Cyberangriffen zu minimieren. Mit regelmäßigen Updates und Überwachungen bleiben Sie immer einen Schritt voraus.

Die Implementierung und Optimierung eines SAM-Systems erfordert entsprechendes Know-how und Ressourcen, über die Sie möglicherweise intern nicht verfügen. In diesem Fall kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister wie bbi sinnvoll sein. Dadurch sparen Sie Zeit, minimieren Risiken und erhalten kontinuierliche Unterstützung für die Wartung und Weiterentwicklung Ihres SAM.

IT-Asset-Management: Software & Tools sind innovativ, effektiv & unverzichtbar

Um Software-Asset-Management effektiv umzusetzen, sind leistungsfähige Tools unerlässlich. Wir arbeiten mit einer Reihe verschiedener Software-Asset-Management-Tools, um Ihre Softwareressourcen effizient zu verwalten. Dazu gehören u.a. RayVentory und RaySAMi von Raynet, SmartTrack von USU, LOGINventory, Matrix42, Flexera und Snow. 

Während die Tools Sie bei der Inventarisierung, Verwaltung und Analyse Ihrer IT-Ressourcen sowie beim Lizenzmanagement helfen, unterstützen wir Sie bei der Auswahl und beim Einsatz der passenden Lösung. 

Wir helfen Ihnen dabei, vorhandene Daten in die Asset-Management-IT-Software einzupflegen und führen regelmäßige Qualitätsprüfungen durch. Darüber hinaus analysieren wir die Daten in der Configuration Management Database (CMDB), die für eine korrekte Lizenzierung entscheidend sind. Unsere Expertise liegt darin, kaufmännische Daten zu erfassen und mit den technischen Auswertungen der Tools zu verknüpfen, um eine präzise Lizenzierung zu gewährleisten.  

Die beiden Wege zum Ziel: Asset-Management mit Software vs. manuell

Die Wahl zwischen der Verwendung von Softwarelösungen und manuellen Prozessen für das Software-Asset-Management kann einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Genauigkeit haben. Um die Vor- und Nachteile beider Ansätze besser zu verstehen, betrachten wir die wichtigsten Unterschiede in der folgenden Tabelle:

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Es ist wichtig zu beachten, dass die Entscheidung für oder gegen ein Lizenzmanagement-Tool von verschiedenen Faktoren abhängt, darunter: 

• die Unternehmensgröße, 

• die Komplexität der IT-Infrastruktur und 

• die verfügbaren Ressourcen. 

Letztendlich kann die Implementierung einer SAM-Softwarelösung dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und langfristig Kosten zu senken.

Schritt-für-Schritt: So implementieren Sie Software-Asset-Management in Ihrem Unternehmen

Wir sehen immer wieder, dass ein strategischer Ansatz für die Einführung von SAM von entscheidender Bedeutung ist und entscheidend zum Erfolg beiträgt. Sehen Sie im Folgenden, wie wir bei bbi vorgehen, um SAM zu implementieren:

1. Bestandsaufnahme durchführen: Wir beginnen mit einer umfassenden Bestandsaufnahme. Für einen vollständigen Überblick erfassen unsere Experten alle installierten Softwareanwendungen, Lizenzen und Supportverträge.
2. Analyse der Lizenzsituation: Anhand der erfassten Daten analysieren wir die Lizenzsituation. Wir identifizieren mögliche Unter- oder Überlizenzierung und helfen Ihnen dabei, die Compliance zu gewährleisten und die Kosten zu optimieren.
3. Implementierung eines Software-Asset-Management-Tools: Wir unterstützen Sie bei der Auswahl eines geeigneten SAM-Tools. Unsere Experten konfigurieren das Tool gemäß Ihren Anforderungen und sorgen für eine reibungslose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.
4. Datenpflege und Qualitätssicherung: Wir übernehmen die kontinuierliche Pflege der Daten in Ihrem SAM-Tool, führen regelmäßige Qualitätsprüfungen durch und schulen Ihre Mitarbeiten im effektiven Umgang mit dem Tool.
5. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Wir überwachen kontinuierlich Ihre Software-Ressourcen und passen Ihre Lizenzierung an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens an. 

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Ein Ausblick: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, ein Software-Asset-Management zu etablieren  

Unternehmen müssen sich auf viele neue Herausforderungen einstellen, darunter die verstärkte Nutzung von Cloud-Diensten und die steigende Zahl von Cyberbedrohungen. Diese Entwicklungen werden die Komplexität des Software-Asset-Managements weiterhin erhöhen. Daher wird es entscheidend sein, SAM als strategischen Ansatz zu verstehen, um die Effizienz, Sicherheit und Compliance Ihrer IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

Die bbi Software AG steht Ihnen als erfahrener Partner mit 30 Jahren Expertise im Bereich Lizenzmanagement zur Seite. Wir bieten Ihnen die Tools und Unterstützung, die Sie benötigen, um Ihr SAM erfolgreich zu implementieren und kontinuierlich zu optimieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Herausforderungen im Software-Asset-Management zu bewältigen.

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