Oracle Audit: Best Practices für ein entspanntes Audit

Neben den performantesten Datenbanken bis hin zu umfassenden Applications von Supply Chain über Human Capital Management bietet Oracle seinen Kunden ausgefeilte Lösungen für jeden Funktionsbereich an. Wenn Sie Oracle nutzen, können Sie sichergehen, dass Sie immer State-of-the-Art-Technologie zur Verfügung haben. 

Eigentlich eine Situation, mit der Sie als Kunde zufrieden sein könnten – wäre da nicht der Schreck-Faktor Oracle Lizenz Audit. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was Sie erwartet, wo die Risiken sind und wie Sie sich durch effizientes Oracle Lizenzmanagement vor hohen Nachzahlungen schützen können. 

Das Oracle Audit im Überblick: Von der Ankündigung bis zu den Gründen 

Das häufigste Fazit, das ein Oracle Auditor zieht, lautet: Unterlizenzierung! Sie haben also mehr Lizenzen genutzt als im Lizenzvertrag vereinbart. Das führt in der Regel zu einer Nachzahlungsaufforderung von Oracle an Sie als Kunde. 

Um nicht unfreiwillig zur „Cash Cow“ zu werden, müssen Sie als Kunde genau die Lizenzmetriken und Compliance-Bestimmungen kennen. Deshalb sollten Sie sich intensiv mit allen Aspekten des Oracle Lizenz Audits sowie der erprobten Gegenmaßnahme, dem zielgerichteten Oracle Audit Consulting, genauer befassen.  

Was ist ein Oracle Audit? 

Das Oracle Audit wird von einem Oracle Auditor durchgeführt. Das ist entweder Oracle selbst oder ein von Oracle beauftragtes Auditunternehmen. Beim Oracle Software Audit geht es um die Überprüfung der Lücke zwischen den von einem Unternehmen erhobenen Audit-Daten gegenüber den von Ihnen genutzten Lizenzen im Hinblick auf die License Compliance Vorschriften in Ihrem Vertrag mit Oracle. 

Im Falle eines Oracle Lizenz Audits vergleicht der Oracle Auditor die von Ihnen übermittelten Audit Daten mit den Compliance-Vorschriften und wird Ihnen möglicherweise eine große Zahl von Vorgängen präsentieren, bei denen Sie diese nicht eingehalten haben. 

Die Folge: Ihre vorhandenen Berechtigungen werden häufig ignoriert und es entstehen Grauzonen, die als Nichteinhaltung ausgelegt werden. Dafür kann Ihnen nicht nur eine saftige Rechnung ins Haus stehen, bei Unklarheiten kann der Prozess sich auch lange hinziehen. Wir haben schon Fälle erlebt, in denen ein Streitfall sich bis zu zwei Jahren hingezogen hat. 

‍

‍

‍

Warum wird ein Oracle Audit durchgeführt?

Bei einem Oracle Audit wird überprüft, ob die tatsächliche Nutzung der Lizenzen mit den Nutzerzahlen aus Ihren Lizenzverträgen übereinstimmt. Dafür gibt es vor allem drei mögliche Gründe:

1. Der Oracle Vertrieb erreicht seine Ziele nicht

In solchen Fällen ist es aus der Sicht von Sales ein effizientes Instrument, einen Kunden für ein Oracle Lizenz Audit vorzuschlagen. Bei Insidern wird dies als sogenannter „Shake-Up“ bezeichnet: Der Kunde muss wachgerüttelt werden, damit er wieder etwas kauft.

2. Sie sind Oracle Kunde und befinden sich in einer Wachstumsphase

Je mehr Produkte Sie von Oracle einsetzen, desto komplizierter ist die korrekte Lizenzierung und desto wahrscheinlicher wird es, dass Sie einen Fehler bei der Oracle Lizenzierung begangen haben. Vor allem beim Wechsel in die Cloud kommt es für kurze Zeit zu einer Doppelnutzung. Der Oracle Internal License Support weiß hier manchmal mehr über Ihr Unternehmen als Sie selbst.

3. Sie wissen nicht genau, wer im Unternehmen, was und in welchem Umfang von Oracle nutzt

Fangen wir mit dem Positiven an. Möglicherweise haben Sie ungenutzte Lizenzen, für die Sie bezahlen? In diesem Fall ist es ratsam, als Kunde selbst ein Oracle Audit bei einem externen Experten wie bbi zu beauftragen. Ein Lizenz-Audit kann Klarheit schaffen, damit Sie Kosten sparen. Im Falle eines extern initiierten Oracle Audits lauern in folgenden Fällen Risiken: 

• Es gibt Abteilungen im Unternehmen, die früher mit Oracle gearbeitet haben und inzwischen zu anderen Software Tools migriert sind. Sie greifen aber indirekt noch auf Oracle Installationen zu und können so „unbekannte“ Lizenzkosten verursachen.

• Weiterhin gibt es Oracle Produkte in unterschiedlichen Editionen mit verschiedenen Funktionen, Paketen und Optionen. Es besteht die Gefahr, dass Zusatzmodule zufällig aktiviert, dann auch genutzt werden und somit lizenzpflichtig sind.

Wie wird ein Oracle Audit angekündigt?

Die Ankündigung eines Oracle Audits erfolgt durch einen Brief von Oracle selbst, der an das Management des Kunden-Unternehmens adressiert ist. In dem Schreiben wird der Besuch des Oracle Auditors in 45 Tagen. Jetzt beginnt der Stresstest für das Lizenzmanagement und die IT-Leiter. Die Frist ist knapp bemessen, aber mit einem erfahrenen Berater gelingt es, die eigene Lizenzverwaltung fit für das Audit zu machen und die Herausforderung zu meistern – im Zweifel mit der Unterstützung eines externen Beraters.

Risiken eliminieren & Geld sparen: Setzen Sie auf eine professionelle Oracle Audit Assistance 

Die Oracle Lizenz- und Compliance Regelungen sind sehr komplex und ein negatives Audit kann zu Strafzahlungen und im schlimmsten Fall zum Stillstand des Geschäftsbetriebes führen. Daher empfiehlt es sich jetzt, die Hilfe eines Oracle Software License Audit Services Experten in Anspruch zu nehmen. Hier lauern die Gefahren:

• Editionen, Pakete & Optionen: Auch bei kleinen Editionen wie der Standard Edition sind alle Features installiert, ob Sie diese nutzen oder nicht. Eine unbeabsichtigte Aktivierung bedeutet allerdings eine reale lizenzpflichtige Nutzung.

• Named User Plus Lizenzen (NUP): Sie zahlen pro definiertem User unabhängig von der tatsächlichen Nutzung – die Oracle Server, auf welche die NUPs zugreifen, müssen lizenziert werden. Auch versehentliche Zugriffe kosten Geld und müssen eliminiert werden. Wenn Sie eine Applikation als NUP lizenziert haben, auf die über das Web auch externe Dritte zugreifen, können die Kosten explodieren. 

• Prozessor Lizenzen: Ausschlaggebend ist die Zahl der Kerne aller Central Processing Units, multipliziert mit einem spezifischen Core Faktor für die spezifische Konfiguration. Es geht um das Nutzungspotential, und damit auch um die Kerne, die nicht genutzt werden. Hier können verborgenen Lizenzkosten lauern. Allerdings ist die Anzahl der Nutzer unbegrenzt, auch was den Zugriff von externen Nutzern über das Web angeht.

• Virtualisierung: Hier besteht die Herausforderung in der Diversität. Nach Ansicht von Oracle sind nicht alle virtuellen Maschinen gleich. Je nach Anbieter der virtuellen Maschine müssen Sie Ihre Server unterschiedlich partitionieren, was bedeutet, dass die Lizenzierung variiert. Das beeinflusst wiederum den Lizenzbetrag.

Sie sehen, die Herausforderungen sind komplex und gehen ins Detail. Lizenz- und IT-Manager im eigenen Unternehmen sind aufgrund der Kürze der Zeit – es bleiben nur 45 Tage von der Ankündigung bis zum Start des Audits – oft nicht in der Lage, sich so intensiv in die Materie einzuarbeiten wie erforderlich. Außerdem fehlt ihnen häufig das Know-how bezüglich des Oracle Audit Prozesses. 

Oracle Software License: Audit Services maßgeschneidert für jeden Kunden

So individuell wie Menschen können mittlerweile auch IT-Landschaften in Unternehmen sein. Das wissen wir durch unsere jahrelange Expertise und zahlreiche Beratungsprojekte für Kunden aller Größenordnungen.

Im ersten Schritt unserer Audit Services analysieren wir Ihre individuelle Ist-Situation und schaffen Klarheit über Nutzungsrechte. Mit der Compliance-Überprüfung sichern wir Ihre Vertragskonformität ab und eliminieren so Risiken von Strafzahlungen oder Betriebsunterbrechungen durch ein Oracle Audit. 

Durch die Analyse Ihrer Lizenzkosten im Hinblick auf wenig oder doppelt genutzte Oracle Lizenzen sowie beim Kauf neuer Lizenzen steigern wir die Effizienz Ihrer IT-Ressourcen. bbi Software AG verfügt über 30 Jahre Expertise im erfolgreichen Oracle Audit Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter – buchen Sie gerne Ihren unverbindlichen Beratungstermin!

‍

‍

‍

Step-by-step: Der Oracle License Audit Process einfach erklärt  

In fünf Schritten navigieren wir Sie sicher und zuverlässig von der Ankündigung des Oracle Audits bis zum erfolgreichen Abschluss. 

1. Schriftliche Ankündigung über ein bevorstehendes Oracle Audit: Kontaktieren Sie uns umgehend, damit wir gemeinsam die passende Strategie entwickeln können 
2. ‍Bestandsaufnahme: Wir analysieren Ihre Software- und Lizenzverträge sowie die Lizenzkäufe
3. Kick-Off Meeting: Gemeinsam mit Oracle oder dem Oracle Audit Partner identifizieren wir die Audit Schwerpunkte‍
4. Strategie formulieren & realisieren: Auf Basis der gemeinsam erhobenen Daten entwickeln und setzen wir eine Strategie um – bei Grauzonen verhandeln wir für Sie mit dem Auditor‍
5. Erfolgreiches Audit: Wir lotsen Sie mit unserer umfassenden Oracle Auditerfahrung umsichtig und zuverlässig durch den gesamten Prozess

Gemeinsam erfolgreich: Das Oracle Audit entspannt erleben statt nur „überleben“

Ja, es ist möglich beim Oracle Audit zu entspannen. Allerdings nur, wenn man Erfahrung und dezidiertes Know-how der Oracle Lizenzmetriken, Virtualisierungsbestimmungen und Compliance-Vorschriften besitzt. Aber es handelt sich um eine hochkomplexe Materie, die man als Unternehmen parallel zum laufenden Tagesgeschäft kaum alleine bewältigen kann. 

Nicht zu unterschätzen sind auch die Verhandlungskompetenzen bei Grauzonen, die ein  professioneller Oracle Audit Consultant auf Basis seiner Erfahrungen hat. Können wir Sie bei einem bevorstehenden Oracle Audit unterstützen? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihnen helfen können!