License Compliance: So stellen Sie die legale Nutzung von Software in Ihrem Unternehmen sicher

Bei der Nutzung von Software in Ihrem Unternehmen ist es wichtig, die Bestimmungen der Software-Lizenzen stets im Blick zu behalten – License Compliance lautet hier das Stichwort. Eine regelkonforme License Compliance in Ihrem Unternehmen zu etablieren, kann allerdings eine Herausforderung darstellen – denn sicher nutzen Sie zahlreiche unterschiedliche Programme, die jeweils über verschiedene Lizenzen verfügen.

Diese unübersichtliche Lage führt in vielen Firmen zu Problemen, wenn ein Audit des Software-Herstellers ansteht. Ein Audit führt zu hohem Arbeitsaufwand, wenn Sie die Softwarenutzung nicht schon zuvor umfassend dokumentieren. Wird dann auch noch ein Verstoß gegen die Lizenzrichtlinien festgestellt, können Kosten für Nachlizenzierung und Strafzahlungen die Folge sein. 

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie für License Compliance in Ihrem Unternehmen sorgen und unnötige Lizenzkosten vermeiden.

Was ist Software License Compliance: Definition der wichtigsten Begriffe

Die lizenzrechtliche Grundlage für die Nutzung von Software und anderen Produkten in Ihrem Unternehmen ist die „Business License Compliance“ oder „Unternehmerische Lizenzkonformität“ . Das bedeutet, dass Ihre unternehmerischen Tätigkeiten in Übereinstimmung mit der EULA (End-User License Agreement) erfolgen. Diese akzeptieren Sie im Falle von Software sogar zweimal: Mit dem Erwerb der Lizenz und anschließend noch einmal bei der Installation.

„Software Licence Compliance“ bzw. „Software-Lizenzkonformität“ ist daher eine spezielle Form der Business License Compliance, deren Regeln auch als „Software License Compliance Policy“ bezeichnet werden. Diese beschreiben, wie Sie die in Ihrem Unternehmen verwendete Software gemäß den Bestimmungen des dazugehörigen Lizenzvertrages nutzen, also dass der Einsatz der Programme auf legalem Weg erfolgt.

Aber was passiert eigentlich, wenn Sie sich nicht an die Regelungen Ihrer Software-Lizenz halten?

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Software License Compliance Risiko: Mögliche Folgen bei Verstoß gegen die Lizenzvereinbarung

Verstöße gegen einen Software-Lizenzvertrag der Programme, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, können unangenehme Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Software-Hersteller führen bei ihren Unternehmenskunden regelmäßig Audits durch, bei denen sie überprüfen, ob ihre Software unter den Bestimmungen des Lizenzvertrages genutzt wird, oder ob ein Verstoß vorliegt.

Häufig stellen Hersteller beim Audit dann eine Unterlizenzierung fest. Sie haben dann weniger Lizenzen erworben, als Sie eigentlich müssten. In vielen Fällen ist ein umfangreiches Audit aber auch gar nicht nötig, denn Software-Unternehmen erkennen häufig bereits an den online übermittelten Nutzerdaten der Programme, dass ein Lizenzverstoß vorliegt.

Als Folge drohen Ihnen Gebühren für die Nachlizenzierung der unrechtmäßig genutzten Software, zusätzliche Strafzahlungen und möglicherweise sogar rechtliche Konsequenzen. Dabei ist es unerheblich, ob der Verstoß gegen die Software-Lizenz wissentlich oder unabsichtlich erfolgte.

Ein funktionierendes Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen ist also wichtig, um solche negativen Konsequenzen zu vermeiden.

Management Ihrer Software-Lizenzen: Zum strukturierten Software License Compliance Prozess

Um die License Compliance der Software in Ihrem Unternehmen sicherzustellen, ist ein strukturiertes Lizenzmanagement durch einen License Compliance Manager unerlässlich. Oft ist es aber eine Herausforderung im Geschäftsalltag, die dafür erforderlichen zeitlichen und personellen Ressourcen bereitzustellen. Ein Partner bbi unterstützt Sie dabei:

1. Wir verschaffen uns einen Überblick über Ihre bestehenden Lizenzen und erstellen eine Lizenzbilanz, um eine mögliche Unterlizenzierung festzustellen
2. Gemeinsam mit Ihnen sorgen wir für den Einkauf der notwendigen Lizenzen, über die Sie noch nicht verfügen, falls notwendig
3. Wir überprüfen Ihre Software-Verträge auf mögliche Überlizenzierung und kündigen unnötige Lizenzen
4. Im engen Austausch mit Ihnen setzen wir gemeinsam Prozesse und Strukturen auf, die bei weiteren Software-Käufen die Einhaltung der License Compliance sicherstellen

Wir wissen, dass es eine Herausforderung ist, die License Compliance Ihrer Unternehmens-Software zu gewährleisten. Schließlich müssen Sie dafür stets den Überblick über alle eingesetzten Programme, die verschiedenen Lizenzen, Ihre Mitarbeiter und deren Software-Nutzung behalten. 

Deswegen haben wir uns darauf spezialisiert, die Umsetzung Ihres License Compliance Managements zu übernehmen. Neben der einmaligen Bestandsaufnahme ist die regelmäßige Überprüfung Ihrer Software-Lizenzen auch langfristig entscheidend. Denn die Programmnutzung in Ihrem Unternehmen ist nicht statisch, sondern ändert sich laufend, z.B. weil sich Lizenzbestimmungen ändern. 

Ein strukturiertes Vorgehen ist also unerlässlich, wenn Sie einen funktionierenden Software License Compliance Prozess in Ihrem Unternehmen etablieren wollen. 

Tools & Experten-Hilfe: Umsetzung Ihrer Software License Compliance 

Um einen funktionierenden Software License Compliance Prozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren, stehen Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung. Ein wichtiger Punkt ist eine Lizenzverwaltungssoftware (License Compliance Software), mit der Sie den Überblick über Ihre Programme und die dazugehörigen Lizenzen behalten – wir unterstützen Sie gerne dabei, das richtige Programm für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter in der korrekten Anwendung der Software unter den bestehenden Lizenzbestimmungen sind ein wichtiger Punkt im License-Compliance-Prozess. Unsere Experten unterstützen Sie gerne dabei, solche Workshops zu konzipieren und durchzuführen.

Gerne unterstützen wir Sie auch auf weiteren Ebenen bei der Einführung einer strukturierten Lizenzverwaltung, damit Sie Audits der Software-Hersteller in Zukunft entspannt entgegensehen können.

Software License Compliance Audit: Wenn Software-Anbieter die Einhaltung der Lizenzen überprüfen

Bei einem Audit überprüft der Software-Hersteller, ob Sie seine Programme gemäß den Bestimmungen der Softwarelizenz einsetzen. Eine solche Kontrolle wird beispielsweise dann durchgeführt, wenn der Hersteller einen Verstoß gegen seine Lizenzbestimmungen vermutet. Manchmal werden Unternehmen für ein Audit jedoch auch zufällig ausgewählt. Es ist also wichtig, dass Sie auf eine solche Überprüfung stets gut vorbereitet sind.

Vorbereitung auf einen Audit: Unsere Software License Compliance Audit Checkliste 

Wenn ein Audit durch einen Software-Hersteller ansteht, sollten Sie die folgenden Maßnahmen durchführen:

• Audit intern vorbereiten: Evaluieren Sie Ihr aktuelles License Compliance Management und überprüfen Sie die Licence Compliance der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software

• Objektive Experten hinzuziehen: Aufgrund der Komplexität eines Software Audits ist es in den meisten Fällen sinnvoll, externe Beratung in Anspruch zu nehmen, beispielsweise durch bbi

• Audit-Prozess verstehen: Informieren Sie sich über die einzelnen Schritte des bevorstehenden Audits und welche Informationen und Dokumente Sie für den erfolgreichen Abschluss des Verfahrens benötigen

• Audit-Vorbereitung finalisieren: Überprüfen Sie gemeinsam mit externen Experten in einem letzten Schritt, dass Sie alle erforderlichen Daten und Dokumente für das Audit zusammengetragen haben

SAP License Compliance: So unterstützen wir Sie bei einem Audit

SAP-Lizenzkosten sind ein großer Kostenfaktor in vielen Unternehmen und durch die Vielfalt der Software-Lizenzmodelle bei SAP besteht häufig Unklarheit über die License Compliance. Der Software-Konzern führt regelmäßig Audits bei seinen Kunden durch, um die Einhaltung der Software License Compliance sicherzustellen. Doch keine Sorge, wir kennen die einzelnen Prozesschritte genau und begleiten Sie durch Ihren SAP-Audit: 

• Self-Reporting durch Ihr Unternehmen: Wir unterstützen Sie dabei, die von SAP angefragten Informationen zur Software-Nutzung bereitzustellen. 

Schon dieser erste Schritt ist sehr arbeitsaufwendig. Nicht alle von SAP angefragten Daten werden automatisch getrackt. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich im Vorfeld auf ein mögliches Audit vorbereiten und wir gemeinsam eine Überprüfung Ihrer Lizenzen durchführen.

• Auswertung durch SAP: Stellt der Software-Anbieter durch das Self-Reporting eine Unterlizenzierung fest, werden Kosten für die Nachlizenzierung und mögliche Strafzahlungen fällig. 

Falls es noch Unklarheiten gibt oder der Verdacht größerer Lizenzverstöße besteht, wird SAP das Audit weiter ausweiten und beispielsweise Zugriff auf weitere Software-Nutzungsdaten verlangen, um die SAP License Compliance sicherzustellen.

Um dies zu vermeiden, ist Ihr Handeln gefragt. Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Implementierung eines nachhaltigen Lizenzmanagements. So sind Sie auf ein SAP-Audit jederzeit bestens vorbereitet.

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Lizenznutzung in Ihrem Business: License Compliance erfüllen & Strafen sicher vermeiden

Indem Sie License Compliance in Ihrem Unternehmen priorisieren, vermeiden Sie unnötige Kosten bei der Nachlizenzierung von Software und mögliche Strafzahlungen im Zuge einer Unterlizenzierung. Mit unseren Experten sind Sie auf das nächste Audit bestens vorbereitet und können diesem entspannt entgegensehen.

Wir sorgen für die Implementierung eines strukturierten Lizenzmanagements, welches Voraussetzung für die License Compliance ist, unter anderem durch die Integrierung einer Lizenzverwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen und durch Mitarbeiterschulungen zum Thema. Unsere Audit-Checkliste gibt Ihnen einen ersten Anhaltspunkt, welche Aufgaben vor einem Audit durch einen Software-Hersteller erfüllt werden müssen.

Vereinbaren Sie hier einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch, damit wir gemeinsam mit Ihnen an die Implementierung Ihres Licence Compliance Prozesses gehen können.

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