Microsoft Lizenzberatung: Lizenzen im Blick behalten und Probleme vermeiden

Produkte von Microsoft sind aus den meisten Unternehmen nicht wegzudenken: Von Klassikern wie Word und PowerPoint bis hin zu Skype, OneDrive und vielen weiteren wichtigen Anwendungen. Um diese nutzen zu können, brauchen Sie eine gültige Lizenz des Herstellers. 

Bei Microsoft stehen vor allem eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine einfache Handhabe im Fokus. Diese enden aber meistens, wenn es um das Verwalten der Lizenzen geht. 

Denn dann sind Sie gefragt: Sie benötigen einen genauen Überblick über alle Lizenzen, müssen auf die korrekte Nutzung achten und nach Bedarf weitere Lizenzen erwerben.

Zusammengefasst heisst das: Sie haben damit eine Menge Arbeit. Genau hier setzt unsere Microsoft Lizenzberatung ein. Wie diese abläuft und welche Vorteile Sie davon haben, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Microsoft Lizenz: Was gibt es zu beachten?

Microsoft bietet sowohl für Unternehmen als auch für Privatkunden eine breite Palette an Anwendungen. Zu dem breiten Angebot zählen unter anderem:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNotE
  • OneDrive
  • Power BI
  • Teams
  • SharePoint

sowie viele weitere Dienste, die speziell für bestimmte Nutzergruppen entwickelt wurden. Wie viele dieser Anwendungen verwenden Sie in Ihrem Unternehmen? Wahrscheinlich eine ganze Menge.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter die Programme überhaupt nutzen können, benötigen Sie eine Microsoft Lizenz. Sie zahlen dafür, die Anwendung verwenden zu dürfen. 

Für Unternehmen gibt es dabei eigene Tarife und Lösungen. Diese werden in der Regel pro Benutzer abgerechnet. Genau hier schrillen bei uns die Alarmglocken.

Erwerben Sie eine Microsoft Lizenz für eine exakte Zahl an Mitarbeitern sind Sie erstmal daran gebunden. Natürlich können Sie zu jeder Zeit mehr Lizenzen hinzubuchen: Unserer Erfahrung nach geschieht dies in den meisten Fällen aber nicht.

Stattdessen tauschen die Mitarbeiter untereinander ihre Zugangsdaten aus und schon könnten Sie in Schwierigkeiten geraten. Solche Unterlizenzierungen verstossen nämlich gegen die Vertragsbedingungen. 

Für Ihre Microsoft Lizenz gilt zunächst also folgendes: Sie sollten sich mit den Regeln auskennen. Lesen Sie sich die Bedingungen durch und Fragen bei Unklarheiten nach, was einzelne Passagen zu bedeuten haben.

Im nächsten Schritt sollten Sie diese Informationen an Ihre Mitarbeiter weitergeben. Diese wissen oftmals nicht, was es bei Lizenzen zu beachten gibt und wie schnell es zu einer unerlaubten Nutzung kommt.

Sie sollten zudem darauf achten, ein sauberes Lizenzmanagement zu führen. Das bedeutet, dass Sie, oder ein ausgewählter Mitarbeiter, zu jeder Zeit einen genauen Überblick über die Lizenzen haben. 

Es werden alle Lizenzen festgehalten samt ihrer Vertragsbedingungen und den dazugehörigen Fristen. Nur so nutzen Sie diese effektiv und können bei Bedarf aufstocken bzw. weniger Lizenzen kaufen.

 

Fassen wir dieses Kapitel kurz zusammen. Merken Sie sich folgende Punkte für Ihr Microsoft Lizenzmanagement:

  • Lesen und verstehen Sie die Nutzungsbedingungen.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Regelungen.
  • Behalten Sie die genaue Anzahl Ihrer Lizenzen stets im Blick.
  • Passen Sie die Anzahl Ihrer Lizenzen an, wenn es nötig ist.

Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Lizenzen verwalten sollen und ob Sie versehentlich gegen die Vertragsbedingungen verstossen haben, bringen wir im Rahmen unserer Microsoft Lizenzberatung Licht ins Dunkle. 

Wir erklären Ihnen alltagsnah, worauf es bei der Nutzung von Microsoft Lizenzen ankommt und was Sie konkret tun können, um hier dauerhaft einen Überblick zu behalten.

 

Was sind häufige Fehler bei dem Management von Microsoft Lizenzen?

Einer der grössten Fehler und somit auch der häufigste Grund für unsere Microsoft Lizenzberatung ist eine fehlende Übersicht. Dass der Hersteller seine Lizenzen in der Regel pro Benutzer abrechnet, birgt für Sie ein grosses Risiko.

Haben Sie weniger Lizenzen, als Sie benötigen, dann führt das in Konsequenz zu einer Unterlizenzierung. Im Zweifel kriegen Sie das gar nicht mit, weil Ihre Mitarbeiter einfach ihre Daten austauschen und das Problem somit gelöst ist.

Wissen Sie aber, dass Sie 200 Mitarbeiter und nur 150 Lizenzen haben, fällt Ihnen auf, dass es zu wenige Lizenzen gibt. Auch, wenn dieses Beispiel natürlich überspitzt ist: Bei unserer Microsoft Lizenzberatung erleben wir immer wieder, dass viele Unternehmen gar nicht wissen, wie viele Lizenzen sie insgesamt gekauft haben und tatsächlich nutzen.

Das führt nicht nur zu dem Risiko einer verbotenen Unterlizenzierung, sondern verursacht auch einen finanziellen Schaden für Sie. Das ist dann der Fall, wenn Sie zu viele Lizenzen gekauft haben und diese ungenutzt herumliegen. 

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Microsoft Lizenzberatung wünschen. Wir helfen Ihnen, einen Überblick zu erlangen und liefern Ihnen die genaue Zahl Ihrer vorhandenen Microsoft Lizenzen. Haben Sie zu viele Lizenzen erworben, sparen Sie bares Geld, indem Sie zukünftig mit einer realistischen Zahl arbeiten.

 

Microsoft Lizenz Audit: Ablauf und Erklärung

Wir warnen Sie in diesem Artikel und in unserer Microsoft Lizenzberatung immer wieder davor, zu wenig Lizenzen zu kaufen und eine Unterlizenzierung in Kauf zu nehmen. Das tun wir nicht ohne Grund: Microsoft prüft Lizenzen und schaut in einem solchen Fall ganz genau hin.

Man spricht dann von einem Microsoft Lizenz Audit. In Ihrem Nutzungsvertrag mit dem Hersteller ist festgelegt, dass er das Recht hat, Ihre Lizenznutzung zu überprüfen. Dafür braucht es nicht mehr als eine schriftliche Ankündigung.

Wird so ein Lizenz Audit von Microsoft durchgeführt, schaut sich ein Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung Ihre Nutzung genau an. Microsoft prüft Ihre Lizenzen und ob diese alle korrekt lizenziert sind.

Sie sollten davon ausgehen, dass jede unlizenzierte Nutzung dabei entdeckt wird. Microsoft erleidet jährlich einen immensen Schaden dadurch, dass in vielen Unternehmen mehr Lizenzen in Verwendung sind, als gekauft wurden. Da jede Lizenz bares Geld bringt, wird stark dagegen vorgegangen.

Bei einem Lizenz Audit von Microsoft reicht es dann auch nicht, kurz vorher neue Lizenzen zu kaufen: Ohne eine saubere Übersicht ist es den meisten Unternehmen ohnehin gar nicht möglich, dem Prüfer eine genaue Auskunft zu geben. 

Deshalb weisen wir im Rahmen unserer Microsoft Lizenzberatung immer wieder darauf hin, dass es enorm wichtig ist, alle Lizenzen genauestens im Blick zu behalten.  

 

Microsoft überprüft Lizenzen: Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen?

Microsoft überprüft Ihre Lizenzen und Sie haben die Befürchtung, dass dabei etwas entdeckt werden könnte? Wir bieten Ihnen speziell für einen solchen Fall unseren Audit-Service an. 

Sollen Sie nachweisen, dass all Ihre Lizenzen legal sind und Sie nicht gegen die Nutzungsbedingungen verstossen, ist dies ohne professionelle Hilfe oftmals nur schwer umzusetzen. 

Es gibt einige Dinge, auf die Sie dabei achten müssen, wenn Microsoft Ihre Lizenzen prüfen möchte. Neben dem Tagesgeschäft ist es in vielen Unternehmen ein Ding der Unmöglichkeit, sich in wenigen Wochen auf ein Audit vorzubereiten.

Wird Microsoft Ihre Lizenzen prüfen, sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet. Genaue Details dazu entnehmen Sie am besten Ihrem individuellen Vertrag. Grundsätzlich gilt, dass Sie mit Strafen rechnen müssen, wenn bei Ihnen eine Unterlizenzierung festgestellt wird.

Wie hoch diese ausfällt, hängt davon ab, wie viele Verstösse es gibt und seit wann diese auftreten. Wer bei Vertragsabschluss versehentlich zu wenige Microsoft Lizenzen erworben hat, dem wird nicht sofort der Kopf abgerissen.

Wer aber über Jahre hinweg viel mehr Lizenzen genutzt hat, als bezahlt wurden, dem droht Ärger. Denn neben einer Geldstrafe ist auch mit weiteren Konsequenzen zu rechnen: Sie müssen die unlizenzierte Nutzung nachzahlen.

Haben Sie über Jahre hinweg unbezahlte Lizenzen genutzt, wird dafür der Preis ausgerechnet und Ihnen in Rechnung gestellt. So kann sich schnell eine hohe Zahlung summieren, die von Ihnen geleistet werden muss. 

Mit einer Microsoft Lizenzberatung verhindern Sie dies von vornherein und können im Fall eines Audits entspannt Auskunft geben. Kontaktieren Sie uns gerne und schildern uns Ihr konkretes Anliegen.

 

bbi: Ihr Partner für die Microsoft Lizenzberatung 

Im Rahmen unserer Microsoft Lizenzberatung bieten wir Ihnen verschiedene Leistungen an. Das hängt ganz davon ab, was Sie wünschen und an welchem Punkt Sie sich befinden.

Oftmals nehmen Kunden unsere Microsoft Lizenzberatung in Anspruch, die seit Jahren verschiedene Anwendungen verwenden. Möchten Sie einen besseren Überblick haben und fachmännisch beraten werden, dann bieten wir von bbi gerne unsere Expertise an.

Wir erstellen für Sie eine Übersicht über Ihre Lizenzen und führen bei Bedarf auch ein SAM-Tool ein. In diesem verwalten Sie Ihre Lizenzen mit allen Fristen und Bedingungen übersichtlich. Diese Investition macht sich über Jahre bezahlt, denn Sie verlieren nie wieder den Überblick über Ihre Lizenzen.

Zudem beraten wir Sie auch, wie es um die Anzahl Ihrer Lizenzen steht. Sind es zu wenige, dann halten wir Sie dazu, Lizenzen nachzukaufen und liefern Ihnen dazu eine konkrete Zahl. Haben Sie hingegen mehr Lizenzen, als Sie benötigen, helfen wir Ihnen dabei, die Menge anzupassen und zu viel gekaufte Lizenzen zu kündigen.

Sie sehen: Unsere Microsoft Lizenzberatung nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab und bietet Ihnen einen langfristigen Nutzen. Zudem sparen Sie damit Geld und schützen sich vor Strafzahlungen.

Microsoft überprüft Lizenzen gewissenhaft und gründlich. Steht Ihnen ein Audit bevor, stehen wir Ihnen ebenfalls zur Seite. Wir ermitteln vorab für Sie, wie es um Ihre Lizenzierung steht und ob mit Konsequenzen zu rechnen ist.

Zudem unterstützen wir Sie auch während des Audits und kommunizieren in Ihrem Namen mit dem Prüfer. Wir zeigen, dass Sie an einer Mitwirkung interessiert sind und holen im Falle eines Microsoft Lizenz Audits das Bestmögliche für Sie heraus. 

 

Microsoft Lizenzberatung von bbi: Ärger vermeiden, bevor er entsteht

Mit unserer professionellen Microsoft Lizenzberatung schützen Sie Ihr Unternehmen effektiv vor Strafen und Ärger im Rahmen eines Audits. Wir beraten Sie verständlich, beantworten Ihre offenen Fragen und prüfen, wie es um Ihre Lizenzen steht.

Wir zeigen Ihnen und auf Wunsch auch Ihren Mitarbeitern, wie Sie Unterlizenzierungen verhindern und kontrollieren, ob es Optimierungsbedarf für Ihr Lizenzmanagement gibt. Möchte Microsoft Ihre Lizenzen prüfen, stehen wir Ihnen beratend zur Seite.

Kontaktieren Sie uns und teilen uns Ihr genaues Anliegen mit – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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