Oracle Audit

Was genau ist ein Audit und was erwartet Sie?

Bei einem Audit wird überprüft, wie Oracle-Produkte in einem Unternehmen genutzt werden und ob die tatsächliche Nutzung der Produkte bezüglich installierter Editionen, Optionen, Hardware, Prozessoren und Nutzerzahlen den Lizenzverträgen entspricht.Oracle Lizenz-Audit

Wer führt Audits durch?

Oracle hat dafür eine eigene Abteilung "License Management Services (LMS)", Einige Oracle-Partner sind von LMS zertifiziert, im Auftrag Audits durchzuführen.

Wie ist die Rechtsgrundlage für Audits?

Im Oracle Lizenz- und Service-Vertrag (OLSA), dem jeder Kunde beim Lizenzkauf zustimmen muss, ist im Abschnitt O. "Sonstige Bedingungen" folgendes festgelegt: "Oracle darf Ihre Nutzung der Programme prüfen (Audit), vorausgesetzt, Oracle kündigt die Prüfung 45 Tage im Voraus schriftlich an. Zudem verpflichten Sie sich, für Ihre nicht von Ihren Lizenzrechten gedeckte Nutzung der Programme anfallende Gebühren nach schriftlicher Aufforderung nachzuentrichten. Wenn diese Zahlung nicht erfolgt, ist Oracle berechtigt, Ihre technische Unterstützung, Ihre Lizenzen und/oder diesen Vertrag ausserordentlich zu kündigen. Sie erklären sich damit einverstanden, dass Oracle nicht für Kosten einzustehen hat, die Ihnen durch Ihre Mithilfe bei Oracles Audit entstehen."

Wer initiiert ein Audit?

Meist werden Audits von Oracle eingeleitet. Es können beispielsweise angefragte und verhandelte, dann aber nicht gekaufte Lizenzerweiterungen einen Verdacht wegen unterliezierung auslösen. Allerdings spricht die organisatorische Trennung von Vertrieb und LMS in unterschiedlichen Organisationen dafür, dass LMS nicht verlängerter Arm des Oracle Vertriebs ist.

Audits können aber auch vom Kunden selbst initiiert werden, falls der Kunde im Laufe der Zeit den Überblick über vorhandene Lizenzen und Lizenznutzung verloren hat, beispielsweise in stark dynamisch wachsenden Unternehmen oder wegen eines Personalwechsels im Lizenz-Management. 

Wie läuft ein Audit typischerweise ab?

Jeder Kunde hat seine spezielle Situation, auf die natürlich eingegangen wird. Generell läuft ein Audit wie folgt ab:

  • Oracle kündigt das Audit schriftlich an
  • Vorbesprechung beim Kunden mit Klärung aller Fragen
  • Erstellen einer Übersicht über Server, Datenbanken und Applikationen gemeinsam mit dem Kunden
  • Gegebenenfalls Installation der Mess-Skripte und -Routinen auf den Servern des Kunden, um das Nutzungsverhalten mitloggen zu können. Diese Mess-Routinen laufen typischerweise für etwa zwei Wochen und sammeln diverse Login-, User- und Session-Daten, die anschliessend von LMS ausgewertet werden.
  • Abgleich der Mess-Ergebnisse mit dem Kunden, um ein gemeinsames Bild zu bekommen
  • Abgleich der ermittelten Nutzung mit dem vorhandenen Lizenzbestand beziehungsweise den aktuellen Lizenzierungsregeln
  • Erstellung des abschliessenden Berichts

Wie verhalten Sie sich idealerweise als Kunde ?

Konstruktive Mitarbeit ist hilfreich. Auch und gerade bei aufgedeckten Unterlizenzierungen kann eine konstruktive Mitarbeit und der Wille, diese – oft in Unkenntnis – entstandenen Unterlizenzierungen zu beseitigen, in Verhandlungen dazu führen, dass Oracle auf seine berechtigten und laut OLSA vertraglich vereinbarten Nachzahlungen verzichtet.

Es gab schon mehrere Fälle, in denen seitens LMS die tatsächliche Nutzung beim Kunden zwar korrekt mit den aktuellen Lizenzierungsregeln abgeglichen wurde, ein Abgleich mit dem vertraglich vereinbarten Lizenzbestand und den Sonderregeln aber nicht stattgefunden hat. So kam es seitens Oracle zu hohen Nachforderungen, die aber keinen Bestand hatten, weil der Kunde über einen ungekündigten Altvertrag verfügte, der eine solche Nutzung auch zuliess.

Falls der Kunde die Ergebnisse des Audits anzweifelt, sollte er eine zweite Meinung eines hinsichtlich Lizenzierung sehr erfahrenen Oracle-Partners einholen. Die DOAG hilft bei der Vermittlung solcher Partner.

Natürlich ist vorbeugend ein sauberes Lizenz-Management unter Nutzung von Enterprise-Architecture-Übersichten und -Werkzeugen und die daraus resultierende korrekte Lizenzierung der beste Schutz vor einem Audit. Wer als Kunde auf Knopfdruck darstellen kann, dass er korrekt lizenziert ist, braucht auch kein Audit zu fürchten.

Wir unterstützen Sie gerne und helfen Ihnen bei den Vorbereitungen und beim Audit selber. Rufen Sie uns gleich an unter +41 41 511 44 00

Lizenzmanagement, Compliance und Auditing

Es ist kein Geheimnis, dass die Lizenz-Politik der Software-Anbieter immer wie komplexer werden und den Unternehmen das Leben schwer machen. Es gibt viele Stolpersteine und Fallstricke bei den Nutzungsbedingungen.

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