Software Lizenzmanagement: Überblick behalten und Ressourcen optimal nutzen

Mit einem effizienten Software Lizenzmanagement sparen Sie unnötige Kosten ein und verhindern effektiv Strafzahlungen. Sie optimieren zudem Ihre Prozesse und nutzen Ihre Ressourcen optimal.

Den eigenen Softwarebestand zu ordnen und kontinuierlich im Blick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine grosse Herausforderung. Hinzu kommt die Lizenzpolitik der Software-Anbieter, die ebenfalls für eine Menge Arbeit sorgt.

Wir bei bbi wissen, worauf es bei Ihrem Software Lizenzmanagement ankommt. Deshalb bieten wir Ihnen verschiedene Dienstleistungen rund um Ihr Lizenzmanagement an, mit denen Sie Ihr Potenzial voll ausschöpfen. 

Lizenzmanagement: Definition und Erklärung

Im Rahmen des Software Lizenzmanagements sichern Sie einen effizienten und legalen Umgang mit Ihren Lizenzen. Das heisst, dass kontinuierlich geprüft wird, wie es um diese steht: Haben Sie einen Überfluss an Lizenzen und verursachen dadurch unnötig hohe Kosten? Oder gibt es einen Mangel?

Im Falle eines Mangels kommt es schnell zu verbotenen Unterlizenzierungen. Diese entstehen oftmals aus Unwissenheit und können zu hohen Nachzahlungen führen. Deshalb ist der Teil “legal” der Definition von Lizenzmanagent so wichtig. Vorsorge ist in Sache Software Lizenzmanagement hier besser als Nachsicht. 

Wofür ist das Lizenzmanagement wichtig?

Das Software Lizenzmanagement hat eine grosse Bedeutung, derer sich Unternehmen oftmals gar nicht bewusst sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei schnell wachsenden Unternehmen irgendwann der Punkt erreicht ist, an dem das Lizenzmanagement an seine Grenzen gerät.

Wissen Sie auf Anhieb, wie viele Software und Lizenzen Sie haben und auch tatsächlich nutzen? Die wenigsten unserer Kunden können hier eine konkrete Zahl nennen. Dabei bietet ein Lizenzmanagement für Software Ihnen zahlreiche Vorteile, die Sie mit bbi voll auskosten können.

Kosten sparen und Transparenz schaffen

Wir haben in den letzten Jahren die Erfahrung gemacht, dass die Software Lizenzverwaltung im eigenen Unternehmen oftmals nur Nebensache ist. Wird eine neue Software benötigt, werden dafür einfach Lizenzen erworben. Eine Prüfung, ob noch ungenutzte Lizenzen vorhanden sind, entfällt dabei in den meisten Fällen gänzlich.

Dadurch verursachen Sie unnötige Kosten. Mit einem ordentlichen Software Lizenzmanagement, wissen Sie zu jeder Zeit, welches Kontingent vorhanden ist. Sie können es optimal nutzen und Ihre Ressourcen effektiv verwenden.

Überlizenzierungen sind dennoch ein weit verbreitetes Phänomen. Mit einer vollständigen Auflistung aller verfügbaren Lizenzen verhindern Sie dies effektiv. Das gilt im Übrigen auch für Wartungs- und Supportverträge. Hier beobachten wir immer wieder, dass diese zu lange bezahlt werden oder viel zu umfangreich sind.

Fragen Sie sich doch einmal selbst: Wie viel Software nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? Wenn wir diese Frage stellen, zählen viele Kunden oftmals einige Hersteller und Programme auf. Summa summarum stellen wir aber immer wieder fest, dass viel mehr Software genutzt wird, als man auf den ersten Blick denken würde. Unterschätzen Sie nicht, wie viele Anwendungen Sie nutzen, für die sie alle (möglicherweise) zu viele Lizenzen haben.

Haben Sie einmal eine transparente Auflistung für Ihr Software Lizenzmanagement erstellt oder erstellen lassen, sollten Sie diese stets aktuell halten. Es kann Monate dauern, alle Lizenzen ordentlich zu erfassen. Haben Sie aber einmal die Zeit investiert, minimiert sich der Aufwand deutlich und Sie sparen effektiv Kosten ein. 

Mit einem strukturierten Software Lizenzmanagement sorgen Sie also dafür, dass auch nur die Lizenzen und Dienstleistungen abgerechnet werden, die Sie auch tatsächlich nutzen. Es lohnt sich also, hier einen Experten wie bbi zur Seite zu ziehen.

Denn unser Ziel ist es nicht, Ihnen Software zu verkaufen. Unser Fokus liegt vielmehr auf der Lizenzverwaltung für Ihre Software. Das Ziel dabei ist es, eine ordentliche Übersicht zu erstellen und Sie langfristig vor unnötig hohen Kosten zu schützen. 

Strafen verhindern

Kaufen Sie eine Software, kommen Sie nicht um Lizenzverträge herum. Das Software Lizenzmanagement ist also für jedes Unternehmen aus den verschiedensten Branchen relevant. 

In solchen Lizenzverträgen ist genau festgelegt, wofür Sie eine Lizenz verwenden dürfen und in welchen Fällen Sie weitere erwerben müssen. Leicht gesagt soll dadurch verhindert werden, dass sie zehn Lizenzen kaufen, die dann von Ihrem gesamten Unternehmen genutzt wird. 

Dass versehentlich gegen die Vereinbarungen aus einem Lizenzvertrag verstossen wird, kommt häufiger vor, als Sie vielleicht denken. Oftmals liegt das daran, dass die Verträge kompliziert geschrieben sind und nicht jeder Mitarbeiter die Details kennt.

Kennen Sie all Ihre Verträge im Detail? Sie sollten nicht nur wissen, welche Software Sie genau nutzen, sondern auch, welche Regelungen gelten. In vielen Unternehmen ist es kaum möglich, hier einen Überblick zu behalten. Kommen dann noch ein schneller Wachstum oder ein Personalwechsel hinzu, ist das Chaos ohne ein Software Lizenzmanagement perfekt.

Ein Verstoss wird dann zu einem Problem, wenn der Anbieter davon erfährt. Bei vielen Herstellern sind sogenannte Audits an der Tagesordnung. Dabei wird überprüft, ob ein Unternehmen auch tatsächlich nur die erworbenen Lizenzen nutzt, oder ob es Unterlizenzierungen gibt. 

In vielen Lizenzverträgen ist geregelt, dass der Anbieter jederzeit Audits durchführen darf. Dann ist der Schreck oftmals gross: Wer keinen Überblick über seine Lizenzen hat, weiss natürlich auch nicht, ob er etwas zu befürchten hat. 

Wird im Rahmen eines Audits festgestellt, dass Sie gegen den Lizenzvertrag verstossen haben, ist mit Strafen zu rechnen. Oftmals müssen die Lizenzen dann nachgezahlt werden. Zudem kann eine Strafzahlung fällig werden.

Mit einer ordentlichen Software Lizenzverwaltung lässt sich dies verhindern: Haben Sie einen Überblick, dann stossen Sie auf nicht lizenzierte Nutzungen und können dafür weitere Lizenzen erwerben. Es lohnt sich also, hier vorausschauend zu denken und Strafen abzuwenden.

Aus unserer jahrelangen Erfahrung im Software Lizenzmanagement können wir Ihnen sagen, dass in vielen Unternehmen solche Unterlizenzen zu finden sind. Wir von bbi unterstützen Sie bei Ihrem Lizenzmanagement und verhindern damit effektiv, dass Sie Schwierigkeiten bekommen und Strafen zahlen müssen.

Kommen Sie gerne auf uns zu und teilen uns mit, in welchen Bereichen Sie Unterstützung brauchen. Wir freuen uns, Sie schon bald bei Ihrem Software Lizenzmanagement unterstützen zu dürfen.

Optimierung von Prozessen

Das Software Lizenzmanagement samt einem guten Überblick über Ihre Lizenzen ermöglicht Ihnen gleichzeitig eine genaue Aufstellung der genutzten Software. Das gibt Ihnen Auskunft über ihre Prozesse. Fehlt an einer Stelle eine passende Lösung? Gibt es vielleicht zwei Anwendungen mit demselben Zweck? 

Mit diesem Überblick können Sie Prozesse analysieren und optimieren. Hinzu kommt, dass Sie sich ständig an neue Technologien, Gesetze und Wettbewerber anpassen müssen. Das ist für Ihr Qualitätsmanagement einer der wichtigsten Aspekte überhaupt.

Auch diesbezüglich profitieren Sie von einem gutem Lizenzmanagement: Sie haben die volle Kontrolle über Ihre IT-Ressourcen. Stehen wichtige Entscheidungen über neue Software an, treffen Sie diese einfacher und faktenbasiert. Denn dank Ihrer Software Lizenzverwaltung wissen Sie zu jeder Zeit, welche Grundlage Sie für das weitere Vorgehen nutzen. 

Welche Tools gibt es für die Software Lizenzverwaltung? 

Wir arbeiten bei bbi mit in-house als auch Outsourcing-SAM-Partnern zusammen. Sie finden auf dem Markt verschiedene Tools, die alle ihre Vor- und Nachteile bieten. Für das Software Lizenzmanagement sind folgende Dienstleister besonders verbreitet:

  • RayVentory
  • RaySAMi
  • Inventory360
  • LOGINventory
  • Snow License Manager
  • USU (ehemals Aspera SmartTrack)
  • Spider Software Asset Management

 

Gerne beraten wir Sie, welcher Anbieter Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Wir kennen die verschiedensten Lizenzmanagement Tools genau und wissen um ihre Stärken und Schwächen.

Wie unterstützt bbi das Lizenzmanagement? 

Wir bei bbi wissen, wie wichtig das Software Lizenzmanagement für grössere Unternehmen ist. Die oben genannten Vorteile sprechen für sich. Wir wissen aber auch, wie schwierig die Umsetzung der hohen Anforderungen ist. 

Wer sich bislang nicht mit dem Software Lizenzmanagement beschäftigt hat, muss viel aufholen und sich monatelang durch alle Anwendungen und Lizenzen arbeiten. Das kostet Zeit und erfordert ausserdem einiges an Know-how.

Im Tagesgeschäft ist es Unternehmen oftmals nicht möglich, dies aufzuholen und neben den eigentlichen Aufgaben das Software Lizenzmanagement aufzubauen. Dann ist die Hilfe von einem Experten gefragt. Bei bbi setzen wir genau dies seit Jahren um: Wir bringen Licht in das Dunkel Ihrer Lizenzen.

Beratung und Erstellung einer Lizenzbilanz

Wir bieten Ihnen eine ausführliche Beratung bezüglich Ihres Lizenzmanagements an. Stellen Sie uns Ihre offenen Fragen – wir beantworten sie und machen Ihnen Vorschläge für die Lizenzverwaltung Ihrer Software. 

Dabei sind uns der persönliche Kontakt und individuelle Lösungen wichtig. Bei uns werden Sie nicht nach Schema F abgespeist, sondern erhalten Lösungen, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen.

Auf Wunsch erstellen wir Ihnen eine vollständige Lizenzbilanz für Ihr Software Lizenzmanagement. Darin finden Sie dann eine komplette Auflistung Ihrer vorhandenen Lizenzen und Anwendungen. Selbstverständlich erklären wir Ihnen die einzelnen Positionen und sprechen mit Ihnen durch, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.

Wir konzentrieren uns nicht nur auf Ihr Software Lizenzmanagement, sondern auch auf Sie als Kunden. Was sind Ihre Vorstellungen? Was ist Ihnen besonders wichtig? An welchen Stellen sind Sie sich unsicher und suchen nach neuen Lösungen? Dabei ist uns eine verlässliche und ehrliche Beratung besonders wichtig.

Anschliessend bieten wir Ihnen auch eine Pflege Ihres Softwarekatalogs an. Sobald neue Anwendungen hinzu kommen, muss dies in der Lizenzübersicht verzeichnet werden. Ganz nach dem Motto “Am Ball bleiben” halten wir Ihren Softwarekatalog stets aktuell und nehmen Ihnen damit eine ganze Menge Arbeit ab. 

Ausarbeitung einer SAM-Strategie und Einführung von SAM-Tools

Die Abkürzung SAM steht für Software Asset Management und wird Ihnen im Zusammenhang mit dem Lizenzmanagement immer wieder begegnen. Man spricht von sogenannten SAM-Strategien, die wir Ihnen auch anbieten.

Dabei geht es darum, den Kauf neuer Lizenzen im Rahmen Ihrer Software Lizenzverwaltung vorausschauend zu planen. Anstatt einfach hin und wieder etwas zu kaufen, halten Sie sich an die entwickelte Strategie. 

Das macht Ihre Software-Ausgaben planbar: Sie legen beispielsweise vorab ein bestimmtes Budget fest, das Sie in einem Geschäftsjahr für Lizenzen ausgeben. Sie haben dann einen festen Wert, mit dem Sie rechnen können. 

Zudem trägt eine SAM-Strategie natürlich auch zu einer besseren Übersicht bei. Das gilt nicht nur für die Gegenwart, sondern vor allem auch für die Zukunft. Sie sind genau darüber informiert, wann Lizenzen auslaufen oder möglicherweise gekündigt werden müssen. Somit lassen sich mit einem zukunftsorientierten Software Lizenzmanagement ebenfalls Kosten sparen.

Wir von bbi bieten Ihnen aber nicht nur die Ausarbeitung einer solchen Strategie an, sondern führen auch SAM-Tools ein. Diese optimieren Ihre Prozesse und ermöglichen Ihnen eine einfache Verwaltung Ihrer Lizenzen. Wir sind mit den verschiedensten Lizenzmanagement Tools vertraut und beraten Sie gerne, welches am besten zu Ihnen passt. 

Minimierung von Kosten und Unterstützung bei Audits

Nachdem wir für Sie eine Aufstellung Ihrer Lizenzen erstellt haben, prüfen wir, ob es Optimierungsbedarf gibt. Wir minimieren Ihre Lizenzkosten, optimieren Ihre Verträge und gehen für Sie in das Gespräch mit den Herstellern. So handeln wir für Sie die besten Konditionen heraus, von denen Sie langfristig profitieren. 

Zudem unterstützen wir Sie auch im Falle eines Audits. Dabei ist es erfahrungsgemäss wichtig, wie Sie sich präsentieren und dass Sie mitwirken. Können Sie eine ordentliche Lizenzbilanz vorweisen, die wir für Sie erstellt haben, macht das einen positiven Eindruck. Auch bei möglichen Schwierigkeiten im Rahmen eines Audits greifen wir ein und versuchen, den Schaden möglichst gering zu halten. 

Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter

Sind Ihre Lizenzen einmal geordnet und ideal auf Sie zugeschnitten, ist bereits ein wichtiger Schritt getan. Damit das auch so bleibt, müssen Ihre Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden, was es zu beachten gibt. Das übernehmen wir gerne im Rahmen von Schulungen.

Ihre Mitarbeiter erfahren darin, wofür sie welche Lizenzen verwenden dürfen und was unbedingt vermieden werden sollte. Damit verhindern Sie schon vorab Probleme mit Unterlizenzen, die zu Strafen führen können. 

Lizenzmanagement? Kein Problem mit bbi an Ihrer Seite!

Sie haben den Überblick über Ihre Lizenzen verloren und suchen einen Partner für das Lizenzmanagement Ihrer Software? bbi ist genau darauf spezialisiert: Ordnung in Ihre Lizenzen zu bringen und Ihr Software Lizenzmanagement langfristig strukturiert und aktuell zu halten.

Wir bieten diese Dienstleistung für alle Unternehmensgrössen an – für kleinere Unternehmen arbeiten wir mit günstigen Konditionen. Kontaktieren Sie uns und teilen uns Ihr Anliegen mit. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.

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